Czy zgromadzenia wspólników spółki z o.o. trzeba zwoływać?

Co mogą zrobić wspólnicy spółki z o.o. w sytuacji, gdy potrzeba podjęcia decyzji ważnych dla spółki powstaje nagle? Czy w celu odbycia zgromadzenia zarząd każdorazowo powinien wysyłać formalne zaproszenia do wszystkich wspólników?

Co do zasady, decyzje dotyczące spółki z o.o. wspólnicy podejmują na zgromadzeniach wspólników. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, aby zgromadzenie wspólników mogło się odbyć, zaproszenia na zgromadzenia powinny zostać wysłane do wszystkich wspólników co najmniej na dwa tygodnie przed odbyciem zgromadzenia. Co jednak w sytuacji, gdy wspólnicy mają pilną potrzebę spotkania i podjęcia natychmiast uchwał ważnych w danym momencie dla spółki? Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość odbycia zgromadzenia wspólników i podjęcia na nim uchwał pomimo braku jego formalnego zwołania (tj. bez wysyłania uprzednio formalnych zaproszeń) pod warunkiem, że:

–              cały kapitał zakładowy spółki jest reprezentowany oraz

–              nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

W sytuacji zatem, gdy np. konieczność odbycia zgromadzenia wynika z potrzeby chwili lub gdy stosunki pomiędzy wspólnikami są bardzo nieformalne, lub gdy wszyscy wspólnicy pracują blisko siebie, lub gdy jest to spółka o nielicznym składzie, możliwe jest podjęcie wiążących uchwał dotyczących spółki z o.o. pomimo braku formalnego zaproszenia wspólników (choć oczywiście nie oznacza to braku poinformowania wspólników).

Cały kapitał zakładowy obecny

Co rozumieć przez stwierdzenie, że na zgromadzeniu powinien być obecny cały kapitał zakładowy spółki? Otóż to, że na zgromadzeniu wspólników, które nie zostało formalnie zwołane powinni być obecni wszyscy wspólnicy spółki. Nie ma znaczenia, że w umowie spółki postanowiono, że uchwały podejmowane na zgromadzeniu wspólników będą ważne, jeżeli na zgromadzeniu wspólników obecnych będzie 50% wspólników (kworum). Bez znaczenia jest również czy wspólnicy dowiedzą się o planowanym zgromadzeniu poprzez wiadomość e-mail czy w luźnej rozmowie przy kawie – ważne, by na zgromadzeniu, które nie zostało formalnie zwołane, była 100% frekwencja.

Wspólnicy nie muszą pojawić się na zgromadzeniu osobiście. Każdy wspólnik ma prawo udzielenia osobie trzeciej pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu oraz do podjęcia w jego imieniu wiążących uchwał dotyczących spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera w tym zakresie odmiennych postanowień, pełnomocnictwo powinno zostać udzielone w formie pisemnej.

Ważne!

Pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu ani pracownik spółki.

Brak sprzeciwu

Jeżeli przynajmniej jeden ze wspólników obecnych na zgromadzeniu sprzeciwi się jego odbyciu, zgromadzenie nie będzie mogło powziąć wiążących uchwał, pomimo obecności wszystkich wspólników.

Przykład 1

Wspólnik A przybył na zgromadzenie wspólników spółki X, ale zaraz po jego rozpoczęciu zgłosił sprzeciw przeciwko odbyciu zgromadzenia w takiej formie, z uwagi na brak jego formalnego zwołania.

Oczywiście jeżeli wspólnik chce udaremnić odbycie zgromadzenia, może się na nim po prostu nie pojawić (nie będzie spełniona przesłanka 100% frekwencji).

Wspólnik może również wnieść sprzeciw przeciwko wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad. Porządek obrad może zostać zaproponowany przed zgromadzeniem lub na zgromadzeniu.

Przykład 2

Wspólnik A przybył na zgromadzenie wspólników spółki X. Przystąpiono do zaprezentowania porządku obrad. Na początku przewidziano głosowanie w przedmiocie uchwał dotyczących zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2017 rok oraz w przedmiocie podziału zysku. Następna w porządku obrad miała być uchwała w przedmiocie powołania wspólnika Y na członka zarządu spółki X. Wspólnik A zgłosił sprzeciw co do wniesienia tej sprawy do porządku obrad nieformalnego zgromadzenia.

W opisanej sytuacji wspólnicy nie mogą podjąć uchwały w sprawie, co do której wniesienia do porządku obrad wspólnik zgłosił sprzeciw, jednak możliwe jest odbycie zgromadzenia w pozostałym zakresie i podjęcie wiążących uchwał. Porządek obrad może być w każdej chwili zmieniony zgodną wolą wspólników.

Jak wynika z powyższego, odbycie zgromadzenia wspólników spółki z o. o. możliwe jest bez jego formalnego zwołania pod warunkiem, że wszyscy wspólnicy uczestniczą w zgromadzeniu (chociażby przez pełnomocników) oraz żaden z nich nie sprzeciwi się odbyciu zgromadzenia. Należy dodatkowo pamiętać, że nie można podjąć uchwał w tych sprawach, przeciwko którym zaprotestował którykolwiek ze wspólników.