Czy dopuszczalne jest uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. na odległość?

środa, 18 Wrzesień 2019 w kategorii Spółka z o. o.

Od 3 września 2019 r. wspólnicy spółek z o.o. mają możliwość wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Co oznaczają środki komunikacji elektronicznej? Czy zwalnia to spółki z organizacji fizycznego miejsca odbycia zgromadzenia?

Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych dopuściła możliwość wzięcia udziału przez wspólników spółek z o.o. w zgromadzeniach wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej tj. bez konieczności fizycznej obecności wspólnika w miejscu obrad zgromadzeniu wspólników. Ustawa weszła w życie 3 września 2019 r.

Przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi.

Na czym polega udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

– przekazywanie wspólnikowi (znajdującemu się w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia) w czasie rzeczywistym nagrania z miejsca obrad zgromadzenia obejmującego obraz i dźwięk rejestrowany podczas obrad (transmisję obrad) za pomocą dowolnej techniki transmisji danych np. za pomocą przekazu internetowego (telezgromadzenie). Dzięki tak zastosowanej technice wspólnik ma możliwość śledzenia obrad, ale nie może wypowiadać się, ani oddawać głosu.

– umożliwienie wspólnikowi, który znajduje się w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, również w czasie rzeczywistym, wypowiadanie się podczas obrad tego zgromadzenia wspólników. Wspólnik może aktywnie uczestniczyć w obradach, jeżeli ma dostęp do komunikacji elektronicznej. Jest to możliwe np. dzięki wideokonferencji. Spółka może określić konkretne miejsca, w których musi znajdować się wspólnik chcący brać udział w zgromadzeniu na odległość.

– umożliwienie wspólnikowi wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej podczas zgromadzenia wspólników, a także przed nim (również elektronicznie). Prawo głosu może być wykonywane osobiście lub przez pełnomocnika.

Należy wyraźnie podkreślić, że dopuszczenie możliwości wzięcia udziału przez wspólnika w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia z konieczności zorganizowania faktycznego (rzeczywistego) miejsca obrad, w którym znajduje się co najmniej przewodniczący i protokolant.

Udział w zgromadzeniu wspólników na odległość tylko wtedy, gdy umowa tak stanowi

Aby możliwe było uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy udziale elektronicznych środków porozumiewania się na odległość, stosowne postanowienia w tym zakresie powinny znaleźć się w umowie danej spółki z o.o. Umowa spółki z o.o. musi wyraźnie dopuszczać taką formę udziału w zgromadzeniach wspólników. Oznacza to, że jeżeli umowa spółki wyraźnie nie wskazuje, że możliwe jest uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wspólnicy nie mogą domagać się takiego sposobu uczestniczenia w zgromadzeniach.

Co więcej, umowa spółki może także przewidywać dodatkowe wymogi i ograniczenia możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ale mogą to być wyłącznie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Ponadto wydaje się konieczne określenie w umowie spółki sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sposobu wypowiadania się czy wykonywania prawa głosu, a także sposobu zgłoszenia chęci uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników na odległość czy terminu na wykonanie prawa głosu przed zgromadzeniem.

Brak podpisów na liście obecności

Uczestnictwo wspólnika w zgromadzeniu wspólników na odległość nie zwalnia spółki z o.o. z obowiązku sporządzenia protokołu odzwierciedlającego przebieg obrad. Do protokołu przewodniczący zgromadzenia dołącza listę obecności, na której podpisują się wszyscy wspólnicy obecni na zgromadzeniu. Ustawa stanowi, że nie są wymagane podpisy wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie mniej jednak konieczne jest wskazanie wspólników głosujących w opisany powyżej sposób.

Wydaje się również konieczne, aby do protokołu dołączono zapis audio-wideo przebiegu obrad.

Przed wejściem w życie nowelizacji przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość uczestniczyć w zgromadzeniach mogli akcjonariusze spółek akcyjnych, a także członkowie rady nadzorczej spółek z o.o. i akcyjnych.

Od 3 września 2019 r. do Kodeksu spółek handlowych wprowadzono możliwość wzięcia udziału w zgromadzeniach wspólników spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Możliwość udziału w zgromadzeniach we wskazany wyżej sposób musi być wyraźnie wskazana w umowie spółki z o.o. Udział w zgromadzeniach wspólników spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może obejmować transmisję obrad w czasie rzeczywistym oraz dwustronną komunikację umożliwiającą wspólnikowi wypowiadanie się, a także wykonywanie prawa głosu. Nie zwalnia to spółki z o.o. z obowiązku zorganizowania fizycznego miejsca obrad.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.