Czy faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej?

środa, 16 Styczeń 2019 w kategorii Księgowość

O tym, że należy przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia danego zobowiązania podatkowego ma świadomość większość przedsiębiorców. Wątpliwość jednak budzi to, czy faktury, które przedsiębiorca otrzymał w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Na wstępie należy zaznaczyć, że w przepisach brak jest regulacji, która wprost odpowiadałaby na pytanie, czy dokumenty księgowe otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czy też powinny być przechowywane wyłącznie w formie papierowej.

Ustawa o rachunkowości ustala jedynie warunki, jakie należy spełnić przy przechowywaniu wszelkich dokumentów księgowych.

W jaki sposób należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dowody księgowe powinny być przechowywane:

– w oryginalnej postaci,

– w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,

– w podziale na okresy sprawozdawcze,

– w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Dodatkowo ustawa stanowi, że treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (takie warunki spełnia skan faktury) oraz że warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na późniejszy wydruk tych dowodów księgowych. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Czy faktury papierowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej?

Mając na uwadze powyższe, wydaje się, że nie ma przeszkód by treść dowodów księgowych została przeniesiona na informatyczne nośniki danych, wątpliwości może jednak budzić stwierdzenie, że dowody księgowe powinny być przechowywane w oryginalnej postaci. Odpowiedzi szukać należy w licznych interpretacjach podatkowych oraz orzeczeniach NSA.

NSA w wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r., sygn. akt I FSK 482/11 stwierdził, że nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania oryginałów i kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wysłane. Ustawodawca polski zastrzega jedynie obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, ale nie oznacza to, że musi być to postać, w jakiej dokumenty zostały pierwotnie przesłane lub udostępnione.

Dyrektor Krajowej Izby Podatkowej w interpretacji podatkowej z dnia 26 czerwca 2017 r. stwierdził, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, pod warunkiem, że sposób ten zapewniać będzie łatwe odszukanie faktur oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także możliwość bezzwłocznego ich poboru na żądanie odpowiednich organów.

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji podatkowej z dnia 26 sierpnia 2014 r., numer IPTPP4/443-632/14-2/UNR, stwierdził że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur, podatnik będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Czy faktury elektroniczne mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Tym bardziej tak. Brak jest przepisu, który nakazywałby przechowywanie faktur elektronicznych także w formie papierowej. Przedsiębiorca może je wydrukować, pozostawiając maile z fakturami w formie elektronicznej lub może również przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej (bezpieczniej byłoby zachować również maile).

Choć przepisy nie przewidują wprost możliwości archiwizacji dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, to na taką możliwość jednoznacznie wskazują interpretacje podatkowe i wyroki NSA. Pamiętać jednak należy, że zarówno interpretacje podatkowe, jak i wyroki NSA odnoszą się do konkretnych stanów faktycznych, w związku z czym istnieje ryzyko, że w konkretnym przypadku kwestia ta zostanie potraktowana odrębnie.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.