Czy naprawę samochodu można wrzucić w koszty firmy?

Koszty związane z utrzymaniem i naprawą samochodu mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, o ile samochód jest wykorzystywany w celach biznesowych. Jakie warunki powinny zostać spełnione?

Wprowadzenie do ewidencji środków trwałych

Koszty eksploatacyjne samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu:

– w 100%, jeżeli samochód jest używany wyłącznie do prowadzenia działalności (służy tylko celom firmowym), co powinno zostać wykazane przez przedsiębiorcę poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT,

– w 75%, jeżeli samochód służy do celów mieszanych – firmowych i prywatnych (w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika).

Uwaga!

Wydatek eksploatacyjny pojazdu może zostać ujęty w kosztach podatkowych w kwocie netto + 50% VAT (100% VAT pod pewnymi warunkami) w przypadku czynnych podatników VAT lub w kwocie brutto w przypadku nievatowców.

W sytuacji, gdy samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, stanowi majątek prywatny przedsiębiorcy, ale jest używany w działalności gospodarczej przedsiębiorcy, możliwe jest odliczenie tylko niewielkiej części kosztów – 20%.

Ewidencja dla celów VAT a odliczenie 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych

Podatnik, który chce odliczać 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych, powinien:

– dokonać zgłoszenia pojazdu do właściwego urzędu skarbowego na druku VAT-26,

– prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT,

– stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w przedsiębiorstwie.

Udokumentowanie wydatków 

Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów będzie udokumentowanie ich fakturami lub rachunkami z numerem NIP przedsiębiorcy.

Koszty eksploatacyjne

Przez koszty eksploatacyjne rozumiemy wydatki na bieżące wykorzystanie samochodu, w tym:

– zakup paliwa,

– przeglądy,

– badania diagnostyczne,

– serwisy,

– koszty myjni,

– kupno części zamiennych,

– opłaty za przejazd autostradą,

– bilety parkingowe,

– naprawy powypadkowe,

– zakup płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego i chłodniczego.

Co istotne, wydatek na eksploatację firmowego auta będzie kosztem podatkowym, jeżeli zostanie wykazany jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Koszty naprawy samochodu mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w 100% albo 75%, jeżeli samochód wprowadzony jest do ewidencji środków trwałych, w 20% – jeżeli stanowi majątek prywatny przedsiębiorcy.