Czy posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych jest obowiązkowe?

E-doręczenia to usługa, która umożliwi wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji z urzędami drogą elektroniczną. Od kiedy posiadanie adresu do e-doręczeń jest obowiązkowe?

Czym są e-doręczenia?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie 5 października 2021 r. Przewiduje ona stworzenie m.in. dla przedsiębiorców specjalnej skrzynki elektronicznej, która ma umożliwić komunikację z urzędami online.

Usługę e-doręczeń świadczyć będzie Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Usługa e-doręczeń pozwoli na dostęp do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji.

Uwaga!

Wiadomość wysłana z adresu do doręczeń elektronicznych będzie mieć taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Kiedy należy założyć adres do e-doręczeń?

Adres do e-doręczeń można założyć od 5 października 2021 r. Obecnie nie jest to jednak obowiązkowe.

Posługiwanie się adresem do e-doręczeń staje się obowiązkowe:

– dla przedsiębiorców wpisanych do KRS przed 5 lipca 2022 r. – od 1 października 2022 r.,

– dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 lutego 2023 r. – od 1 października 2026 r.

Powyższe oznacza, że ww. podmioty mają obowiązek uzyskać adres do e-doręczeń, a co za tym idzie spowodować jego wpisanie do bazy adresów elektronicznych do dnia 1 października 2022 r. lub odpowiednio do 1 października 2026 r. (jednak przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, którzy nie złożą wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń przez biznes.gov.pl do 29 września 2025 r. a będą składali wniosek o zmianę wpisu w CEIDG po tej dacie, spotkają się z nowym obowiązkowym elementem wniosku w postaci konieczności założenia adresu do e-doręczeń i wpisania go do bazy).

Z kolei podmioty podlegające wpisowi do KRS, które powstaną od 5 lipca 2022 r., będą miały obowiązek we wniosku o wpis podmiotu do rejestru przedsiębiorców KRS wskazać imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL (adres do e-doręczeń uzyskają automatycznie po otrzymaniu przez Ministra Cyfryzacji właściwych danych za pomocą systemu KRS). Tak samo przedsiębiorcy, którzy będą dokonywali wpisu do CEIDG – od 1 lutego 2023 r. będą wskazywali adres poczty elektronicznej, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do e-doręczeń we wniosku do CEIDG.

Następnie informacja w przedmiocie adresu do doręczeń elektronicznych podmiotu wpisanego do KRS/CEIDG jest przekazywana automatycznie z bazy adresów elektronicznych do KRS/CEIDG bezpośrednio po wpisaniu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych.

Jak założyć adres do e-doręczeń?

Założenie adresu do e-doręczeń, dla przedsiębiorców prywatnych, obecnie możliwe jest poprzez portal biznes.gov.pl, tutaj, poprzez kliknięcie przycisku Załatw online.

W celu rozpoczęcia wypełniania, a następnie złożenia wniosku należy zalogować się profilem zaufanym albo e-dowodem. Po zalogowaniu należy przejść przez kreator wniosku, wskazując m.in. nazwę przedsiębiorcy, siedzibę, REGON, NIP, KRS. Przedsiębiorca wnioskujący o adres do e-doręczeń, wpisany do KRS, ma obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki. We wniosku podaje jego imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL.

Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu lub pełnomocnik, który powinien legitymować się odpowiednim pełnomocnictwem umocowującym do złożenia wniosku.

O utworzeniu adresu i skrzynki przedsiębiorca dowie się z wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany we wniosku. W wiadomości tej znajdować się będzie także instrukcja, jak aktywować adres. Aktywowanie adresu oznacza spowodowanie jego widoczności w bazie adresów elektronicznych.

Wpisanie do bazy adresów elektronicznych

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym są adresy do e-doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Od momentu wpisania adresu do e-doręczeń do BAE urzędy korzystające z e-doręczeń będą przesyłały korespondencję danemu podmiotowi wyłącznie elektronicznie.

Uwaga!

Założenie adresu do e-doręczeń u publicznego dostawcy (Poczta Polska S.A.) oraz jego aktywowanie powoduje automatyczne wpisanie adresu do BAE.

Założenie adresu do e-doręczeń u niepublicznego dostawcy wiąże się z obowiązkiem złożenia kolejnego wniosku o wpisanie adresu do BAE.

Uruchomienie i aktywacja adresu do e-doręczeń spowoduje uzyskanie przez dany podmiot dostępu do darmowej skrzynki do e-doręczeń. Skrzynka znajdować się będzie na Koncie Przedsiębiorcy, do którego można zalogować się tutaj.

Od kiedy urzędy będą korzystać z e-doręczeń?

Jednostki zobowiązane stosować przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego:

– organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego – od 5 lipca 2022 r.,

– organy władzy publicznej inne niż wymienione powyżej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – od 5 lipca 2022 r.;

– Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – od 5 lipca 2022 r.

– Narodowy Fundusz Zdrowia – od 5 lipca 2022 r.;

– agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych – od 1 stycznia 2023 r.;

– jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – 1 stycznia 2024 r.;

– sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna – 1 października 2029 r.;

– podmioty publiczne inne niż wyżej wymienione – od 1 stycznia 2025 r.

Adres do doręczeń elektronicznych może zostać założony od 5 października 2021 r., w każdej chwili. Jednak jego posiadanie przez przedsiębiorcę nie jest obecnie obowiązkowe. Co więcej, pierwsze podmioty publiczne będą miały obowiązek doręczać korespondencję z wykorzystaniem adresów do doręczeń elektronicznych dopiero od 5 lipca 2022 r.