Czy przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe?

O tym, że przedsiębiorca powinien mieć rachunek bankowy, pisaliśmy w artykule o kosztach związanych z założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Konto niezbędne jest m.in. do rozliczeń z ZUS czy US. Powstaje jednak pytanie, czy przedsiębiorca może do tego celu używać prywatnego rachunku bankowego?

Dlaczego przedsiębiorca musi posiadać konto bankowe?

Obowiązek posiadania konta przez przedsiębiorcę wynika z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku, gdy:

– stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz

– wartość jednorazowej transakcji (bez względu na liczbę płatności związanych z tą transakcją) przekracza 15 tysięcy złotych (do końca 2016 roku była to kwota 15 tysięcy euro).

W każdym przypadku zatem, gdy wartość transakcji dokonywanej z innym przedsiębiorcą przekracza 15 tys. zł, przedsiębiorca zobowiązany jest do dokonania lub przyjęcia płatności za pomocą swojego rachunku bankowego.

Ponadto przepisy podatkowe zobowiązują podatników prowadzących działalność gospodarczą do wykonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego poprzez konto wskazane uprzednio w urzędzie skarbowym. Podobnie rzecz się ma w przypadku płatności składek ZUS (nie dotyczy mikroprzedsiębiorców, którzy z obowiązku opłacania składek oraz podatków za pomocą rachunku bankowego są zwolnieni).

Czy mogę używać konta prywatnego do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą?

Ustawa nie nakłada obowiązku posiadania przez przedsiębiorcę oddzielnego konta firmowego. Do rozliczeń transakcji związanych z jednoosobową działalnością gospodarczą przedsiębiorca może zatem co do zasady używać konta prywatnego. Co do zasady, ponieważ należy jeszcze sprawdzić, czy nasza umowa z bankiem o prowadzenie konta prywatnego, którą zawarliśmy jako osoba fizyczna, tego nie zabrania. Takie zastrzeżenie bank mógł umieścić również w swoim regulaminie.

Okazuje się jednak, że niekiedy organy skarbowe inaczej rozumieją konieczność opłacania podatków za pomocą swojego rachunku bankowego (pismo naczelnika Urzędu Skarbowego w Elblągu (sygn. akt PP1/443-43/06)):

„w celu dokonania przelewu lub innej podobnego typu operacji z urzędem, podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością”.

Jakie korzyści wynikają z używania konta firmowego?

Pomimo konieczności poniesienia dodatkowych kosztów związanych z otwarciem konta firmowego (banki zazwyczaj przewidują wyższe opłaty za prowadzenie kont firmowych niż za prowadzenie kont prywatnych, zobacz jakie są inne koszty związane z założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej), wydaje się, że używanie konta firmowego do rozliczeń związanych z działalnością gospodarczą ma wiele korzyści. Warto założyć konto firmowe w tym samym banku, w którym założyliśmy konto prywatne, aby uniknąć wyższych opłat za dokonywanie przelewów pomiędzy nimi.

1. Kontrola Urzędu Skarbowego

W razie kontroli urzędu skarbowego pracownik urzędu może zażądać wglądu w wyciąg z naszego rachunku bankowego. Jeżeli konto prywatne będzie używane również jako konto firmowe, pracownik skarbówki będzie miał wgląd również we wszystkie nasze operacje prywatne. Po drugie np. w przypadku egzekucji zaległości w płaceniu podatków, gdy urząd skarbowy zajmie nasze konto, stracimy dostęp zarówno do pieniędzy firmowych, jak i prywatnych.

2. Porządek w finansach

Gdy posiadamy konto firmowe łatwiej jest nam oddzielić transakcje prywatne od transakcji firmowych, a co za tym idzie kontrolować wpłaty (lub ich brak) dokonywane przez naszych kontrahentów. Łatwiej będzie nam porównać wystawione faktury i kwotę, na jaką opiewają z kwotą, jaką posiadamy na koncie. Dzięki temu ustalimy, ile tak naprawdę mamy pieniędzy do dyspozycji oraz które płatności jeszcze nie wpłynęły i o które powinniśmy się upomnieć. Prowadzenie księgowości będzie znacznie prostsze, tak samo jak i obliczenie wysokości podatku dochodowego i podatku VAT do zapłacenia.

3. Dodatkowe możliwości

Nierzadko zdarza się tak, że banki przewidują dodatkowe korzyści dla kont firmowych np. ułatwienia we wzięciu kredytu.

Ponadto opłaty, które będziemy musieli ponieść za otwarcie i prowadzenie konta firmowego mogą zostać odliczone od kosztów uzyskania przychodu, co pozwoli zapłacić niższy podatek dochodowy.

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Nie ma co do zasady zakazu wypłacania pieniędzy z konta firmowego na cele prywatne. Jednoosobowa działalność gospodarcza to działalność osoby fizycznej, więc wszystkie środki finansowe są jej własnością. Może ona dowolnie nimi dysponować. Ma np. możliwość wypłacenia sobie zysku na konto prywatne czy „do ręki”. Praktyka pokazuje jednak, że takie działanie może zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy podczas kontroli i skończyć się żądaniem wglądu w nasze prywatne konto, o czym pisaliśmy powyżej.

Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule artykułu:

Przedsiębiorca musi posiadać konto bankowe. Wykorzysta je do rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS, a także do każdej transakcji z innym przedsiębiorcą opiewającej na kwotę wyższą niż 15 tys. zł. Przepisy nie nakładają jednak na przedsiębiorcę obowiązku posiadania odrębnego konta firmowego, choć takie rozwiązanie ma swoje korzyści: uporządkowane kwestie finansowe, ochrona przed kontrolą skarbową konta prywatnego czy możliwość odliczenia od dochodu opłat za prowadzenie konta firmowego.

McCarty & Taggart Group posiada w ofercie pomoc przy rejestracji jednoosobowych działalności gospodarczych