Czy wspólnik może udzielić pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników?

Wspólnik spółki z o.o. nie musi uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników osobiście. Wspólnik może udzielić pełnomocnictwa osobie trzeciej do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników w jego imieniu.

Kto może być pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.?

Pełnomocnikiem może być, co do zasady, dowolna, wybrana przez wspólnika (mocodawcę) osoba fizyczna posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych (oznacza to, że pełnomocnikiem nie musi być osoba pełnoletnia – pełnomocnikiem można być już od 13 roku życia – choć spotyka się to raczej rzadko), za wyjątkiem:

-członka zarządu oraz

-pracownika danej spółki z o.o.

Członek zarządu i pracownik spółki z o.o. nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników tej spółki. Takie pełnomocnictwo jest nieważne.

Do jakich czynności może być upoważniony pełnomocnik?

Pełnomocnik może być upoważniony:

-jedynie do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników. W takiej sytuacji pełnomocnik nie może głosować w imieniu wspólnika nad uchwałami będącymi przedmiotem zgromadzenia wspólników. Może jedynie przysłuchiwać się zgromadzeniu. Jaki jest wobec tego cel takiego „przebywania” na zgromadzeniu? Poza oczywistą chęcią „bycia na bieżąco” w sprawach spółki, można mieć również na celu osiągniecie kworum niezbędnego do podjęcia niektórych uchwał (np. przy zmianie umowy spółki). Dodatkowo reprezentowanie całego kapitału zakładowego spółki konieczne jest w przypadku nieformalnego zwołania zgromadzenia wspólników;

-do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i do głosowania nad wskazanymi przez pełnomocnika uchwałami. W tym przypadku pełnomocnik jest uprawniony do głosowania nad wybranymi uchwałami, które wskazał pełnomocnik;

-do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu w imieniu wspólnika we wszystkich uchwałach będących przedmiotem zgromadzenia.

Ważne!

Pomimo uprawnienia do głosowania we wszystkich sprawach będących przedmiotem zgromadzenia, pełnomocnik nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących odpowiedzialności wspólnika udzielającego pełnomocnictwa wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium temu wspólnikowi, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki albo sporu pomiędzy tym wspólnikiem a spółką.

Czy wspólnik może określić w jaki sposób ma głosować pełnomocnik?

Oczywiście. Mocodawca (wspólnik) może określić w pełnomocnictwie sposób głosowania nad danymi uchwałami tj. czy pełnomocnik ma głosować „za” czy „przeciw” uchwale, ale może również pozostawić pełnomocnikowi pełną swobodę, określając w pełnomocnictwie, że pełnomocnik może głosować wedle swojego uznania. Nie wyklucza to udzielenia pełnomocnikowi oddzielnych instrukcji co do sposobu głosowania nad danymi uchwałami, bez ujawniania  tego w dokumencie pełnomocnictwa.

Czy wspólnik może udzielić pełnomocnictwa do kilku zgromadzeń wspólników?

Co do zasady jest możliwe udzielenie pełnomocnictwa do kilku zgromadzeń wspólników tej samej spółki z o.o. Wskazuje się, że jest również możliwe udzielenie pełnomocnictwa do wszystkich zgromadzeń wspólników spółek, w której dany mocodawca jest wspólnikiem. Odrębne postanowienia może jednak zawierać umowa danej spółki z o.o., stanowiąc np. że wspólnik może głosować na zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika pod warunkiem legitymowania się przez tego pełnomocnika pełnomocnictwem do udziału w konkretnym, wskazanym przez mocodawcę zgromadzeniu wspólników.

W jakiej formie powinno zostać udzielone pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, dokument pełnomocnictwa umieszcza się w księdze protokołów.

Oznacza to, że pełnomocnictwo nie może zostać udzielone ustnie. W grę nie wchodzi również udzielenie pełnomocnictwa e-mailem. Udzielenie takiego pełnomocnictwa jest nieważne. Sytuację tę traktuje się tak, jak gdyby wspólnik nie był w ogóle obecny na zgromadzeniu.

Ważne!

Nawet wtedy, gdy zgromadzenie wspólników będzie protokołowane przez notariusza, nie ma konieczności sporządzania pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego! W takiej sytuacji również wystarczające jest pełnomocnictwo w formie pisemnej.

Wspólnik spółki z o.o. może udzielić pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników tej spółki oraz do wykonywania w jego imieniu prawa głosu we wszystkich lub tylko niektórych uchwałach będących przedmiotem zgromadzenia, określając w jaki sposób pełnomocnik ma głosować. Pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. nie może być członek zarządu oraz pracownik tej spółki. Pełnomocnictwo powinno mieć formę pisemną.