Czy wydatki na spotkanie świąteczne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

W okresie przedświątecznym przedsiębiorcy najczęściej organizują świąteczne spotkania ze swoim zespołem. Często także wydatki poniesione na takie spotkanie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Poniesienie w celu osiągnięcia przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) kosztami uzyskania przychodów są m.in. koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Jeżeli spotkanie przedświąteczne z pracownikami ma służyć integracji tych pracowników i zwiększeniu ich motywacji lub jeśli dodatkowo pojawiają się na nim także elementy służbowe, to można uznać, że wydatki związane ze spotkaniem przedświątecznym są poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez przedsiębiorcę. Takie stanowisko potwierdzają obecnie także organy podatkowe i sądy. Przedsiębiorca musi jednak liczyć się z tym, że będzie zobowiązany do udowodnienia związku pomiędzy poniesionymi kosztami a osiągniętymi przychodami.

Udokumentowanie

Aby zaliczenie wydatków poniesionych na spotkanie wigilijne do kosztów uzyskania przychodów było możliwe, konieczne jest udokumentowanie tych wydatków za pomocą faktury, rachunku lub paragonu, ale tylko takiego który zawiera NIP przedsiębiorcy (nie przekracza 450 zł wartości brutto).

Skład osobowy

Co istotne, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione na spotkanie wigilijne wyłącznie w części przypadającej na pracowników (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wydatki poniesione na spotkanie wigilijne w części przypadającej na osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy o współpracy (w tym innych przedsiębiorców współpracujących, tzw. samozatrudnionych), nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Organy podatkowe (a także sądy) stoją na stanowisku, że wydatki w części przypadającej na osoby współpracujące nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie można uznać, że uczestnictwo ww. osób w spotkaniach firmowych, jako podmiotów zewnętrznych, których z przedsiębiorstwem łączą powiązania biznesowe zakładające równorzędność i niezależność obu stron, wpłynie na zwiększenie przychodów przedsiębiorcy organizującego spotkanie. Takie podmioty zewnętrzne, które same prowadzą działalność gospodarczą, dbają o własne, jak największe zyski, a przedsiębiorca z którym współpracują, nie musi ich dodatkowo motywować.

Wydaje się, że takie podejście nie przystaje do realiów, ponieważ obecnie w wielu przedsiębiorstwach zatrudniani są zarówno pracownicy, jak i tzw. samozatrudnieni i jednocześnie są oni podobnie traktowani przez właścicieli przedsiębiorstwa i wykonują podobne czynności.

Jak wyliczyć część wydatków?

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione na spotkanie wigilijne wyłącznie w części przypadającej na pracowników. Jak wyliczyć tę część? Wysokość wydatków powinna zostać ustalona proporcjonalnie do liczby pracowników obecnych na spotkaniu w stosunku do wszystkich osób obecnych. Jeżeli organizator nie sporządził listy obecności, może zastosować proporcjonalne rozliczenie, uwzględniając, ile ogólnie w przedsiębiorstwie jest osób na etacie, a ile na innych umowach.

Udokumentowane wydatki poniesione na spotkanie wigilijne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez przedsiębiorcę, ale tylko w części przypadającej na pracowników.