Dlaczego faktura zbiorcza to oszczędność czasu i pieniędzy?

Faktura zbiorcza pozwala przedsiębiorcy na udokumentowanie kilku transakcji dokonanych na rzecz jednego kontrahenta za pomocą jednego dokumentu. Nie ma jednak przepisu, który wprost to uprawnienie reguluje.

Faktura zbiorcza jest fakturą dokumentującą kilka dostaw towarów lub kilkukrotne wykonanie usług przez jednego przedsiębiorcę na rzecz danego klienta. Z uwagi na to, że możliwość wystawiania faktur zbiorczych nie jest uregulowana w ustawie o VAT wprost, budzi często wątpliwość wśród podatników – czy na pewno mogę wystawić fakturę zbiorczą, a jeśli tak to w jaki sposób?

Faktura zbiorcza dozwolona

Choć wystawianie faktur zbiorczych nie jest przewidziane przez przepisy, to często organy podatkowe w wydanych interpretacjach czy decyzjach podatkowych wskazują na możliwość ich wystawiania.

Faktura zbiorcza musi dotyczyć:

– kilku dostaw towarów

– na rzecz jednego kontrahenta,

– które miały miejsce w ciągu jednego miesiąca.

Faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zbiorcza?

Faktura zbiorcza powinna zawierać wszystkie elementy „standardowej” faktury VAT wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, tj. m.in. datę wystawienia, nazwę podatnika, numer NIP czy nazwę towaru (usługi). Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj.

Faktura zbiorcza powinna zawierać również datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Okazuje się, że przedsiębiorcy często popełniają na tym polu błąd.

Jak określić datę dokonania dostawy?

Bazując na wydanych interpretacjach podatkowych, należy stwierdzić, że na fakturze zbiorczej podatnik powinien umieścić daty wszystkich transakcji, które udokumentowane są daną fakturą – daty poszczególnych dostaw towarów lub daty wykonania usług.

Za nieprawidłowe uznaje się wskazanie jako daty dostawy towarów czy wykonania usługi jedynie daty ostatniej transakcji dokonanej w danym miesiącu.

Innym często popełnianym błędem jest wskazanie jedynie miesiąca, w którym dokonano dostaw.

Obowiązku umieszczenia na fakturze zbiorczej wszystkich dat dokonanych dostaw towarów czy dat wykonania usługi nie spełnia również podpięcie faktury zbiorczej pod wystawione paragony czy pokwitowania, które zawierają datę dokonania poszczególnych transakcji.

Korzyści

Czy wystawianie faktur zbiorczych przynosi przedsiębiorcy jakieś korzyści? Może wiązać się z niższymi kosztami obsługi księgowej, a na pewno oznacza oszczędność czasu oraz zredukowanie liczby wystawianych dokumentów. Dzięki temu łatwiejsza staje się weryfikacja prawidłowości faktury, jak i wykrycie ewentualnych nieprawidłowości.

Pamiętajmy, że przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktur zbiorczych. Może także wystawić oddzielne faktury dokumentujące każdą dostawę.

Podsumowanie

W celu udokumentowania kilku dostaw dokonanych na rzecz jednego kontrahenta przedsiębiorca może wystawić fakturę zbiorczą. Warunkiem jest ujęcie na takiej fakturze wyłącznie zdarzeń z jednego miesiąca oraz wystawienie jej najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca.