Czym się różni księgowość w spółce z o.o. od księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej?

środa, 23 Wrzesień 2020 w kategorii Księgowość

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą po przekształceniu w spółkę z o.o. mają nierzadko trudności w odnalezieniu się w meandrach pełnej księgowości, którą mają obowiązek prowadzić zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Na czym polega księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma możliwość wyboru pomiędzy prowadzeniem tzw. pełnej księgowości, tj. ksiąg rachunkowych a prowadzeniem tzw. uproszczonej księgowości. Przedsiębiorcy przysługuje wybór, jeżeli jego przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Na podstawie sumy przychodów i kosztów odprowadza należyty podatek (określony procent od różnicy przychodów i kosztów). W wypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – prowadzi się ewidencję przychodów. Wybrani przedsiębiorcy mogą rozliczać się także na podstawie karty podatkowej. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule o tym, jaką formę opodatkowania wybrać?

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujmuje się wszelkie przychody oraz wydatki, m.in.:

– przychody uzyskane ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością,

– zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych,

– poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności,

– koszty prac badawczo-rozwojowych.

Każdy przedsiębiorca, na koniec każdego miesiąca, powinien sporządzić wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej pozwala przedsiębiorcy na wypłacenie pieniędzy z firmowego konta lub na jego zasilenie w każdej chwili. To co należy do „firmy”, należy również do właściciela.

Wydaje się, że większość przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości (ponieważ nie osiąga rocznego przychodu w wysokości 2 mln euro) i może prowadzić księgowość w prostszej formie. W wypadku osiągania rocznego przychodu w wysokości co najmniej 2 mln euro przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, w pozostałych wypadkach jest to jego dobrowolna decyzja. Możliwe jest prowadzenie księgowości samodzielnie, przy pomocy programów komputerowych online lub zlecenie jej prowadzenia firmie zewnętrznej. Ceny obsługi księgowej jednoosobowej działalności gospodarczej rozpoczynają się od około 199 zł miesięcznie.

Dlaczego prowadzenie pełnej księgowości może być trudne?

Wszystkie spółki z o. o. mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza ewidencjonowanie w nich wszystkich operacji związanych z działalnością spółki, nie tylko księgowanie faktur sprzedażowych i kosztowych, ale np. także zapisywanie wypłaty zaliczek.

Pełna księgowość składa się m.in. z wykazu aktywów i pasywów. Aktywa to majątek spółki o wiarygodnie określonej wartości, uzyskany w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Z kolei pasywa oznaczają źródła pochodzenia majątku przedsiębiorstwa: kapitały własne, przekazane jednostce przez właścicieli oraz wypracowane w trakcie działalności jednostki gospodarczej kapitały obce, czyli wszelkie zobowiązania. Co istotne suma aktywów musi być równa pasywom.

Dlatego zarówno wypłacanie pieniędzy z firmowego konta prowadzonego dla spółki z o.o., jak i zasilenie tego konta środkami zewnętrznymi nie jest możliwe bez konkretnej do tego podstawy (np. umowy pożyczki czy wypłaty tytułem zaliczki na poczet dywidendy). To oznacza konieczność ewidencjowania w księgach wszelkich przepływów pieniężnych do spółki i ze spółki. Majątek spółki jest odrębnym majątkiem od majątku wspólników. Przedsiębiorcy, którzy prowadzili niegdyś jednoosobową działalność gospodarczą, a następnie przekształcili się w spółkę z o.o. nierzadko o tym zapominają. A tymczasem każda zmiana stanu konta musi mieć swoje odzwierciedlenie w księgach i dokumentach. Co więcej, jednym z obowiązków w spółce z o.o. jest również sporządzanie raportów kasowych, które mają okazywać aktualny stan gotówki w firmie. Dlatego co do zasady spółki z o.o. współpracują z samodzielnymi księgowymi lub z biurami rachunkowymi – prowadzenie pełnej księgowości wymaga wiedzy i czasu. Ceny obsługi księgowej spółki z o.o. rozpoczynają się od około 559 złotych miesięcznie.

Ponadto dla wszystkich podmiotów prowadzących pełną księgowość obowiązkowe jest sporządzanie sprawozdań finansowych. Sprawozdanie finansowe co do zasady składa się z wykazu aktywów i pasywów, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Jednak w zależności od wielkości podmiotu, różna jest liczba dodatkowych dokumentów załączonych do sprawozdania. Np. jednostki mikro lub małe nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania zarządu z działalności spółki, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawią informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. Tak sporządzone sprawozdanie wymaga zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników oraz zgłoszenia do KRS (elektronicznie). Zgłoszone sprawozdania wszystkich spółek kapitałowych można bezpłatnie przeglądać w portalu eKRS.

Jak wynika z powyższego, prowadzenie księgowości w spółce z o.o. jest trudniejsze i bardziej skomplikowane od prowadzenia księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Wymaga specjalistycznej wiedzy, czasu i zaangażowania przedsiębiorcy. Zlecenie prowadzenia księgowości w spółce z o.o. profesjonalnej firmie zewnętrznej, co prawda, nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za rzetelność rozliczeń, ale daje pewność, że jego księgowość prowadzona jest w sposób rzetelny i prawidłowy.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

1ksiegowosc

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.