Duplikat faktury – kiedy odliczyć VAT?

Faktura jest dokumentem sprzedaży, zawierającym szczegółowe dane o transakcji, przy czym faktura VAT jest fakturą wystawianą przez podatników podatku VAT, który podlega odrębnym przepisom. Zgodnie z tymi przepisami, jeżeli przedsiębiorca chce odliczyć podatek od zakupionego towaru, musi posiadać dowód zakupu w postaci faktury VAT. Co zrobić zatem w sytuacji, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub się zagubi? W takiej sytuacji istnieje możliwość zwrócenia się do sprzedawcy o duplikat, czyli o ponowne wystawienie faktury.

Jak powinien wyglądać duplikat faktury?

Po pierwsze fakturę powinna wystawić osoba do tego upoważniona. Może to być podatnik, osoba uprawniona do jego reprezentacji (w przypadku podatnika będącego osobą prawną) lub upoważniona przez podatnika do wystawiania faktur osoba trzecia. Ponownie wystawiona faktura powinna zawierać dopisek „duplikat”. Ponadto na fakturze musi znajdować się data jej wystawienia.

Duplikat faktury może zostać wystawiony, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie zarówno na wniosek nabywcy, jak i podatnika. Jeżeli faktura wystawiana jest na wniosek nabywcy, podatnik wystawia ją zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w jego posiadaniu. Jeżeli natomiast to u podatnika faktura się zagubi, jej duplikat wystawia się zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą dysponuje nabywca.

Od którego momentu mogę odliczyć VAT?

Najbardziej problematyczną kwestią przy wystawianiu duplikaty faktury jest prawidłowe ustalenie momentu odliczenia naliczonego podatku VAT od podatku należnego (Urzędowi Skarbowemu). Problem ten pojawia się wtedy, gdy faktura zagubi się u nabywcy.

Na początku należy zaznaczyć, że podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Natomiast zgodnie z ust. 10 tego artykułu, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Innymi słowy podatnik może co do zasady dokonać odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym nabył daną rzecz lub usługę, ale pod warunkiem posiadania faktury dokumentującej zakup (art. 86 ust. 10b pkt 1). Jeśli nie odliczy podatku w rozliczeniu za okres, o którym mowa powyżej, to może to zrobić również w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust.11).

Należy jednak także zwrócić uwagę na art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek zapłaty podatku powstaje z kolei z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Co zatem zrobić w sytuacji, gdy podatnik, który rozlicza się w systemie miesięcznym, w jednym miesiącu (np.: w marcu) otrzymał dostawę towarów, a dopiero kilka miesięcy później (np.: w sierpniu) wystąpił o duplikat faktury pierwotnej dokumentującej daną transakcję, której wcześniej nie otrzymał od sprzedawcy i dopiero wtedy też zapłacił za dostawę? Kiedy podatnik może odliczyć podatek VAT?

Zgodnie z interpretacją indywidualną z dnia 15 maja 2015 r. o sygn. IBPP2/4512-136/15/IK (Izba Skarbowa w Katowicach) w przypadku otrzymania faktury z opóźnieniem w stosunku do daty powstania obowiązku podatkowego dla czynności, którą dokumentuje, odliczenie VAT-u w niej zawartego będzie mogło nastąpić dopiero po otrzymaniu tej faktury.

Duplikat ma zatem moc prawną równą pierwotnej fakturze, stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku. Podatnik będzie mógł obniżyć VAT należny o VAT naliczony dopiero w rozliczeniu za ten miesiąc, w którym fakturę dokumentującą sprzedaż (duplikat) otrzymał, nawet jeśli pomiędzy datą obowiązku podatkowego a otrzymaniem faktury minęło więcej niż trzy miesiące.

Dwa okresy rozliczeniowe, o których mowa powyżej będziemy także liczyć od daty wystawienia duplikatu jako daty faktycznego otrzymania faktury.

Interpretacja ta jest zgodna z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, który stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, w przypadku nabycia towarów i usług, a także w przypadku dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.