Jak korzystać z faktur elektronicznych?

Przedsiębiorca ma możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przepisy określają sposób wysyłki e-faktur, zasady ich przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu.

Korzystanie z faktur elektronicznych postrzegane jest jako sposób na oszczędność czasu i zmniejszenie wydatków.

Warunki przesyłania e-faktur

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem, że zachowana jest autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność faktury. Co to oznacza?

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (jeżeli nie jest to ten sam podmiot).

Integralność faktury oznacza z kolei pewność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Możliwe jest przesyłanie faktur za pomocą wszelkich dostępnych środków elektronicznych zapewniających ich autentyczność i integralność, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę.

Autentyczność i integralność faktury mogą być zachowane dzięki zastosowaniu odpowiednich środków zaradczych, np. poprzez użycie trudnego w edytowaniu formatu pliku lub dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Faktury elektroniczne można zatem wysyłać np.:

– w formacie .pdf,

– w formacie .doc po umieszczeniu na serwerze wystawcy (z zablokowaną możliwością edycji),

– nie ma przeszkód, by wysyłać faktury mailem,

– a także by wydrukowaną wcześniej fakturę papierową zeskanować, a następnie wysłać w formie elektronicznej.

Akceptacja wysyłania faktur drogą elektroniczną

Kolejnym warunkiem koniecznym do spełnienia w celu prawidłowego przesyłania faktur elektronicznych jest akceptacja takiego przesyłania faktur przez odbiorcę. Od 2013 r. uzyskanie takiej zgody jest o wiele łatwiejsze, ale też początkowo nastręczało przedsiębiorcom pewnych problemów.

Wcześniej nie budziło wątpliwości, że zgoda odbiorcy musi być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej, np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail. Obecnie przepisy (ustawa o VAT) mówią jedynie o tym, że zgoda odbiorcy jest wymagana, nie precyzując jej formy. Na początku wielu przedsiębiorców zastanawiało się, czy przyjęty przez nich sposób uzyskania zgody od odbiorcy będzie zaakceptowany przez organy podatkowe w razie kontroli.

Obecnie przyjmuje się, że zgoda może być wyrażona:

– ustnie,

– poprzez wiadomość e-mail,

– przez dokonanie płatności przez odbiorcę (zgoda domniemana, dorozumiana),

– przez brak zgłoszenia sprzeciwu przez odbiorcę.

Powyższe wyliczenie jest tylko przykładowe. Prawo pozostawia tutaj stronom całkowitą dowolność.

Ważne!

Ustawa o VAT w ogóle nie odnosi się do kwestii cofnięcia akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Przyjmuje się jednak, że cofnięcie zgody jest możliwe w każdym czasie oraz że staje się ono skuteczne z chwilą doręczenia wystawcy faktur, chyba że nadawca wyznaczył inny termin.

Przechowywanie e-faktur

E-faktury powinny być przechowywane po podzieleniu na okresy rozliczeniowe. Podział ten ma zapewnić:

– autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur a także czytelność e-faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

– możliwość łatwego ich odszukania,

– możliwość dostępu do e-faktur dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Zasady powyższe są takie same jak dla faktury papierowej.

E-faktury mogą być przechowywane w postaci elektronicznej w formacie .pdf lub jako pliki graficzne. Dopuszczalne jest także przechowywanie e-faktur w formie papierowej.

Pozostałe dokumenty

Organy podatkowe zezwalają na wystawianie duplikatów e-faktur zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, a także na wystawianie e-faktur korygujących, niezależnie od tego w jakiej formie została wystawiona faktura pierwotna.

Faktura w formie elektronicznej została praktycznie zrównana z fakturą papierową. Stosowanie e-faktur dla wielu przedsiębiorców oznacza oszczędność, terminowość oraz wygodę przechowywania.

 

 

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (1 votes, average: 5,00 out of 5)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.