Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

piątek, 13 Maj 2016 w kategorii Inne

Każda spółka handlowa, do której stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości (o tym, jakie to są podmioty, pisaliśmy pod tym linkiem) ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych jej dotyczących przez określony czas. Obowiązek ten wynika z ustawy o rachunkowości, która określa zasady archiwizacji dokumentów księgowych oraz ochrony danych związanych z tą dokumentacją.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Każda jednostka obowiązana jest w należyty sposób przechowywać dokument zwany polityką rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Ponadto zobowiązana jest do ochrony tej dokumentacji przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Czym jest polityka rachunkowości?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podmioty w niej wskazane powinny posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nie zasady (politykę) rachunkowości oraz obowiązane są stosować przyjęte zasady, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową spółki. W polityce rachunkowości wskazuje się m.in. rok obrotowy podmiotu, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych czy system służący do ochrony danych.

W jakiej formie przechowywać księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych, stwierdzających dokonanie określonej operacji gospodarczej. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Księgi rachunkowe muszą być wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia oraz przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Księgi rachunkowe nie muszą być prowadzone w formie papierowej, mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, tj. mogą być prowadzone przy użyciu komputera, pod warunkiem stosowania rozwiązań wskazanych w art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Do tych rozwiązań należą m.in. stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych, środków ochrony zewnętrznej, systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Jeżeli jednak księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, a system ochrony zbiorów danych nie spełnia powyższych wymogów, księgi powinny zostać wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne jednostka zobowiązana jest do przechowywania w oryginalnej postaci w swojej siedzibie, chyba że przekazała je do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Dokumenty te spółka powinna przechowywać w ustalonym porządku, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, nadal przechowuje się tak jak zostało to opisane wyżej. Jednak możliwe jest przeniesienie dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, na informatyczne nośniki danych, jeżeli pozwalają zachować dowody w trwałej postaci i odtworzyć je w postaci wydruku, za wyjątkiem dokumentów wymienionych w art. 73 ust. 2 ustawy, m.in. dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości czy znaczących umów.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe jednostek podlegają trwałemu przechowywaniu.

Czas przechowywania pozostałych dokumentów księgowych zależny jest od ich rodzaju. Poniżej przedstawiamy wymagany okres przechowywania niektórych z nich:

• księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat;

• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

• dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Okresy przechowywania wyżej wymienionych dokumentów oblicza się od początku roku następującego po tym roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.

Zakończenie działalności a przechowywanie dokumentów księgowych

Całą dokumentację księgową jednostki, która zakończyła swój byt prawny w wyniku przekształcenia lub w wyniku połączenia z inną spółką, przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Natomiast jeżeli spółka została zlikwidowana lub jest w fazie likwidacji, dokumentację przechowuje wyznaczona do tego osoba lub jednostka, a o miejscu przechowywania dokumentacji kierownik, likwidator spółki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Należy dodać, że dokumenty spółek, o których mowa powyżej, pomimo tego, że spółki uległy połączeniu, przekształceniu lub likwidacji podlegają takim samym zasadom przechowywania oraz zasadom ochrony danych, jak zostało to opisane powyżej.

Przechowywanie dokumentacji na podstawie innych ustaw

W zakresie archiwizowania dokumentacji księgowej zastosowanie mają również przepisy innych ustaw, m.in. Ordynacji podatkowej. Jak wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Informacje przedstawione na stronie nie stanowią oferty w rozumieniu zapisów art. 66. Kodeksu Cywilnego (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.) i nie dotyczą sprzedaży podmiotów, o których mowa w art. 151 KSH (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych).

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (1 votes, average: 4,00 out of 5)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.