Jak podjąć uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium?

Zbliża się okres zatwierdzania sprawozdań finansowych, a wraz z nim udzielania absolutorium członkom zarządu. Jaką większością należy podjąć uchwałę udzielającą absolutorium? Czy wszyscy wspólnicy mogą głosować?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Dla tych spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do 30 czerwca danego roku.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być:

1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,

3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Czym jest absolutorium?

Absolutorium z wykonania obowiązków udzielane członkom organów spółki (zatem nie tylko zarządu, ale i rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej) stanowi wyraz akceptacji przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działań członków organów spółki podejmowanych w poprzednim roku obrotowym. Dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym, nawet jeżeli ich mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników.

Zasadą jest, że podejmuje się odrębne uchwały w sprawie udzielenia absolutorium odnośnie każdego członka organu spółki.

Jaki organ podejmuje uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium?

Jak wskazano powyżej, udzielenie absolutorium należy do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wspólnicy powinni głosować nad wnioskiem o powzięcie uchwały za udzieleniem absolutorium, a nie nad wnioskiem przeciwko jego udzieleniu. Brak wymaganej większości głosów za udzieleniem absolutorium oznacza odmowę jego udzielenia.

Jaką większością głosów zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę?

Uchwałę podejmuje się bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Przy większości bezwzględnej uchwała zostanie podjęta, jeżeli zostanie oddanych głosów „za” więcej niż połowa wszystkich głosów (niż przeciwników i wstrzymujących się). Przy obliczaniu większości bierze się pod uwagę głosy „za”, głosy „przeciw” oraz głosy „wstrzymujące się”. Głosy „wstrzymujące się” liczy się jako głosy oddane „przeciw”.

W sprawach osobowych, a więc także w sprawie udzielenia absolutorium, zarządza się tajne głosowanie.

Dla uchwały w sprawie udzielenia absolutorium Kodeks spółek handlowych nie przewiduje kworum, tj. nie wymaga, by uchwała została podjęta wyłącznie w wypadku, gdy na zgromadzeniu będzie reprezentowana odpowiednia wielkość kapitału zakładowego – określona liczba wspólników obecnych na zgromadzeniu. Kworum może zostać jednak określone w umowie spółki.

Czy członek zarządu może głosować nad swoim absolutorium?

Co istotne, wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Oznacza to, że wspólnik, który jest jednocześnie członkiem zarządu, nie może głosować przy powzięciu uchwały dotyczącej udzielenia mu absolutorium ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby. W tym zakresie głosują pozostali wspólnicy, chociażby posiadali mniejszość głosów na zgromadzeniu. Ograniczenie nie dotyczy spółki osobowej.

Jakie są skutki nieudzielenia absolutorium?

Nieudzielenie absolutorium członkowi zarządu nie skutkuje automatycznie wygaśnięciem jego mandatu albo jego odwołaniem. Nie wywołuje także żadnych negatywnych konsekwencji. Może być jednak sygnałem dla członka zarządu, że wspólnicy nie akceptują podjętych przez niego czynności, że uważają, że nienależycie wykonuje swoje obowiązki albo że stracili do niego zaufanie. Sporne w doktrynie jest, czy udzielenie absolutorium jest podstawą do wyłączenia ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej członka zarządu, o jakiej mowa w art. 293 KSH (odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki).

Uchwały w sprawie udzielenia absolutorium nie zgłasza się do sądu rejestrowego.

Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium należy do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Uchwała, co do zasady, powinna być podjęta bezwzględną większością głosów bez wymaganego kworum. Wspólnik, który jest jednocześnie członkiem zarządu, nie może głosować nad powzięciem uchwały dotyczącej udzielenia mu absolutorium.