Jak powinna wyglądać współpraca przedsiębiorcy z biurem rachunkowym po 1 października 2020 r.? Nowe JPK_VAT | AKTUALIZACJA

AKTUALIZACJA czerwiec 2020

W związku z epidemią koronawirusa przesunięto termin wdrożenia nowych struktur JPK V7M i JPK V7K dla wszystkich przedsiębiorców, którzy posiadają status czynnego podatnika VAT na 1 października 2020 r. Poniżej podane informacje nie zmieniły się.

Nowelizacją ustawy o VAT z dnia 4 lipca 2019 r. połączono, w celu uproszczenia obowiązków sprawozdawczych, składane dotychczas odrębnie informacje o prowadzonej ewidencji w formie JPK_VAT oraz deklaracje VAT-7/VAT-7K.

Innymi słowy, zgodnie z nowymi rozwiązaniami dotychczasowe deklaracje VAT-7 i VAT-7K są przesyłane łącznie z informacją o ewidencji w jednym dokumencie elektronicznym JPK_VAT, w formie JPK_V7M lub JPK_V7K. Tym samym nowy JPK_VAT obejmuje dwie części: deklaracyjną oraz informacyjną.

Elementy nowego JPK_VAT określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Na jego podstawie zostały opracowane wzory JPK_VAT, w formie JPK_V7M – dla podatników rozliczających się z podatku od towarów i usług miesięcznie oraz JPK_V7K – dla podatników rozliczających się z podatku od towarów i usług kwartalnie.

Od 1 października 2020 r. (poprzednio od 1 lipca 2020 r.) nowy JPK_VAT mają obowiązek składać wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT, wyłącznie w wersji elektronicznej, za okresy miesięczne lub kwartalne, do 25 dnia miesiąca za poprzedni okres rozliczeniowy.

Co się zmieni w nowym JPK_VAT?

1. Nowe oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług

Jedną ze zmian, która została wprowadzona do nowego pliku JPK_VAT są oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług, które prezentowane są za pomocą symboli GTU_01 – GTU_13.

Sprzedaż określonych poniżej towarów oznacza się za pomocą następujących symboli:

– GTU_01 – napojów alkoholowych,

– GTU_02 – towarów wymienionych w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT, w tym: benzyn lotniczych, benzyn silnikowych, gazu płynnego, olejów napędowych,

– GTU_03 – m.in. oleju opałowego i olejów smarowych,

– GTU_04 – wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich,

– GTU_05 – odpadów,

– GTU_06 – urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich,

– GTU_07 – pojazdów oraz części samochodowych,

– GTU_08 – metali szlachetnych oraz nieszlachetnych,

– GTU_09 – leków oraz wyrobów medycznych,

– GTU_10 – budynków, budowli i gruntów,

Natomiast świadczenie usług oznacza się za pomocą następujących symboli:

– GTU_11 – w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych;

– GTU_12 – o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych,

– GTU_13 – transportowych i gospodarki magazynowej.

Powyższe oznaczenia nie dotyczą wszystkich towarów i usług, tylko wybranych, wymagających specjalnego nadzoru.

W wypadku, gdy dana faktura dokumentuje wystąpienie dostawy co najmniej jednego z ww. towarów lub świadczenia co najmniej jednej z ww. usług, w pliku JPK_VAT należy, poprzez wpisanie „1”, wypełnić pole znajdujące się przy właściwym symbolu. Jeżeli przedmiotem transakcji udokumentowanej fakturą są towary i usługi z kilku grup, np. z grup 01, 04 i 13, wpisuje się „1” odpowiednio w polu „GTU_01”, „GTU_04” oraz GTU_13”.

2. Nowe oznaczenia procedur

Drugą ze zmian, która została wprowadzona do nowego pliku JPK_VAT są oznaczenia procedur transakcji, które również prezentowane są za pomocą symboli: SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP:

– SW – oznacza sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju,

– EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych,

– TP – transakcje, w których zachodzą powiązania pomiędzy nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub świadczonych usług,

– TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej,

– TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej,

– MR_T – świadczenie usług turystyki opodatkowane na zasadach marży,

– MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży,

– I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import),

– I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import),

– B_SPV – transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu,

– B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon,

– B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu rożnego przeznaczenia,

– MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Oznaczenie MPP należy stosować do faktur o kwocie brutto wyższej niż 15 000,00 zł, które dokumentują dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

W wypadku, gdy dana faktura dokumentuje transakcję, do której zastosowanie ma co najmniej jedna z powyższych procedur, w pliku JPK_VAT należy wypełnić pole, znajdujące się przy właściwym symbolu, poprzez wpisanie „1”. Jeżeli do transakcji udokumentowanej fakturą ma zastosowanie kilka procedur, np. transakcja jest objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności oraz istnieją powiazania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, wpisuje się „1” odpowiednio w polu „TP” i „MPP”.

W większości przypadków uzupełnianiem JPK_VAT dla przedsiębiorcy zajmować się będzie księgowa (biuro rachunkowe), dlatego w kontekście nowych obowiązków, prawidłowa komunikacja pomiędzy klientem a biurem rachunkowym, w tym przekazanie przez klienta wszelkich niezbędnych danych staje się jeszcze ważniejsze.

Jak prawidłowo przekazywać powyższe dane do biura rachunkowego?

1. Gdy przedsiębiorca dostarcza do biura rachunkowego wystawione samodzielnie faktury

Co do zasady, umieszczenie symbolu GTU oraz symbolu procedury na fakturze sprzedaży, zgodnie z ustawą o VAT, nie jest obowiązkowe. Jednak w celu prawidłowego wypełnienia przez biura rachunkowe obowiązku przedsiębiorcy złożenia JPK_VAT, jest wysoce wskazane i oczekiwane.

Wskazanie symbolu GTU czy wystąpienia określonej procedury przez księgową dopiero w momencie generowania pliku JPK_VAT, tj. bez wcześniejszego umieszczenia przez przedsiębiorcę odpowiedniego symbolu na fakturze przekazanej księgowej byłoby znacznie utrudnione, o ile nie niemożliwe. Przekazywanie tych danych np. mailem wprowadziłoby zamieszanie, utrudniając pracę księgowych i wydłużając czas obsługi klienta (zwłaszcza w przypadku przekazywania przez klientów faktur elektronicznych).

Jeżeli natomiast klient dostarcza do biura rachunkowego wersje papierowe faktur, wydaje się, że może w ostateczności dopisać ręcznie na fakturze informację o odpowiednich oznaczeniach. Brak tych oznaczeń będzie świadczył o niezaliczeniu transakcji udokumentowanej fakturą do żadnej z powyższych grupowań.

Mając na uwadze powyższe, rekomenduje się, aby klienci biur rachunkowych ujmowali oznaczenia GTU oraz oznaczenia procedur transakcji sprzedaży na fakturach sprzedaży. Brak takiej informacji na fakturze skutkować będzie uznaniem przez księgową przekazanej faktury za fakturę, która dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług nieprzynależne do poszczególnych grup oraz fakturę, która dokumentuje transakcję, wobec której żadna z ww. procedur nie ma zastosowania.

Wskazuje się, że przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku przekazywania tych danych kupującemu, więc powinna pojawić się możliwość umieszczania tych danych wyłącznie na kopii faktury przekazywanej księgowej.

2. Gdy biuro rachunkowe wystawia faktury w imieniu przedsiębiorcy

Nierzadko zdarza się również tak, że to księgowa wystawia fakturę za klienta (przedsiębiorcę). W takiej sytuacji klient wraz z informacją (zazwyczaj mailową) o potrzebie wystawienia faktury powinien przekazać także wszystkie dane dotyczące transakcji, w tym dotyczące grup towarowych i kodów transakcji. Brak przekazania takich informacji będzie skutkował wystawieniem faktury bez dodatkowych oznaczeń.

Nowa struktura JPK_VAT została wprowadzona w celu uproszczenia obowiązków sprawozdawczych w zakresie podatku VAT, ale zmiany te nakładają na podatników więcej obowiązków związanych z ewidencją podatku VAT.

Powyższe oznacza konieczność dostosowania obecnych systemów do fakturowania, ponieważ to na wystawcy faktury ciąży obowiązek przekazywania do biura rachunkowego poprawnych danych, tj. prawidłowego wskazania grupy towarowej i oznaczenia procedury. Dostawcy oprogramowania do fakturowania powinni wprowadzić takie zmiany do programów do fakturowania, które umożliwią firmom/biurom rachunkowym dodanie na fakturach dodatkowych informacji o grupie towarowej i o oznaczeniu procedury, np. poprzez dodanie w jednej z zakładek dodatkowych dedykowanych pól w zakresie GTU oraz w zakresie procedur (np. w ten sposób, by odpowiednie kody mogły być przypisane do całej faktury).

Od 1 października 2020 r. (poprzednio od 1 lipca 2020 r.) wysłanie JPK z błędem może kosztować podatnika 500 zł za każdą stwierdzoną nieprawidłowość, która uniemożliwia przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, po wcześniejszym wezwaniu podatnika do ich skorygowania. Za niepodanie księgowej pełnych informacji odpowiedzialność ponosi podatnik. Wydaje się, że błędne przyporządkowanie towaru lub usługi do właściwej kategorii bądź nieprzypisanie go wcale również może skutkować nałożeniem sankcji. Bez wątpienia, ułatwieniem prowadzenia prawidłowej ewidencji VAT będzie wybór odpowiedniego systemu księgowego i wykwalifikowanego biura księgowego, np. takiego, które oferuje program do fakturowania w cenie usługi.