Jak wystawić fakturę w walucie obcej w KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził zmiany w technicznym procesie wystawiania i przekazywania do administracji skarbowej faktur w walutach obcych.

Warunki wystawienia faktury w walucie obcej w KSeF

Aby wystawić fakturę w walucie obcej w KSeF, dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych. Chodzi o podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych (jeśli wymagane). Istotna jest data wystawienia dokumentu. Jest ona powiązana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego.

Główne zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian. Nadal dopuszczalne jest rozliczanie transakcji w obcej walucie przy jednoczesnym wykazaniu podatku VAT w złotówkach. Modyfikacja dotyczy struktury dokumentu. Elementy, które dotychczas miały charakter wyłącznie informacyjny lub opcjonalny, w systemie KSeF stają się danymi obligatoryjnymi.

W systemie przedsiębiorcy muszą obowiązkowo uzupełniać następujące pola:

– KodWaluty – należy w nim wpisać trzyliterowe oznaczenie waluty zgodne ze standardem ISO 4217 (np. EUR, USD, PLN).

– KursWaluty lub KursWalutyZ (stosowany przy fakturach zaliczkowych). Podanie przelicznika stało się bezwzględnym wymogiem, podczas gdy na tradycyjnych fakturach informacja o kursie miała charakter opcjonalny.

Data wystawienia faktury ma znaczenie

W standardowym trybie online faktura jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, o ile data wpisana w polu P_1 odpowiada dacie wysyłki.

Natomiast gdy w polu P_1 wskazano datę wcześniejszą niż dzień przekazania faktury do KSeF, dokument traktowany jest jako wystawiony w trybie offline. Za datę jego wystawienia uznaje się datę wskazaną w polu P_1. Warunkiem jest jednak przekazanie faktury do systemu – co do zasady – najpóźniej następnego dnia roboczego.

KSeF nie zmienia zasad przeliczania VAT

Wejście w życie obowiązkowego KSeF nie wpłynęło na dotychczasowe zasady przeliczania podatku VAT w przypadku faktur wystawianych w walutach obcych. Nadal obowiązują reguły wynikające z ustawy o VAT.

Jeżeli faktura została wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tej dacie, kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Z kolei w przypadku faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Podatnicy mogą również zdecydować się na stosowanie kursów Europejskiego Banku Centralnego. W takim przypadku należy pamiętać, że waluty inne niż euro wymagają dodatkowego przeliczenia z wykorzystaniem kursu wymiany względem euro.

Przepisy dopuszczają także stosowanie jednego, wspólnego kursu walut dla celów VAT i podatku dochodowego. Wybór takiego rozwiązania upraszcza rozliczenia, jednak wiąże się z obowiązkiem jego stosowania przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od początku miesiąca, w którym podatnik zdecydował się na tę metodę.

W strukturze logicznej KSeF przewidziano również pola „KursUmowny” oraz „WalutaUmowna”. Mają one wyłącznie charakter informacyjny i nie wpływają na sposób ustalania podstawy opodatkowania ani wysokość podatku VAT. Znajdują zastosowanie przede wszystkim przy fakturach wystawianych w złotych lub fakturach dwuwalutowych, gdy strony ustaliły rozliczenie według indywidualnie uzgodnionego kursu waluty.