O czym powinieneś pamiętać przygotowując umowę spółki z o.o.?

Zgodnie z art. 163 k.s.h. do powstania spółki z o.o. wymaga się zawarcia umowy spółki (lub aktu założycielskiego, gdy w spółce jest jeden wspólnik). Umowa zawierana przez założycieli spółki (wspólników) jest zatem najważniejszym dokumentem każdej spółki z o.o.

W umowie spółki określa się zasady jej funkcjonowania oraz uprawnienia i obowiązki jej wspólników. Kodeks spółek handlowych w art. 157 §1 szczegółowo określa, jakie elementy obligatoryjnie umowa spółki z o.o. powinna zawierać. Skupmy się zatem na kilku praktycznych kwestiach, o których warto pamiętać.

Podwyższenie kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki

W umowie spółki z o.o. warto zawrzeć klauzulę, że podwyższenie kapitału zakładowego do określonej wysokości oraz do określonego dnia nie stanowi zmiany umowy spółki z o.o. (art. 257 k.s.h.) Dzięki temu wspólnicy będą mogli podwyższyć kapitał zakładowy bez konieczności wizyty u notariusza. Taka operacja jest możliwa pod warunkiem, że wszystkie nowo utworzone udziały w kapitale zakładowym obejmą dotychczasowi wspólnicy w sposób proporcjonalny do już posiadanych przez nich udziałów (stanowisko potwierdza m.in.: uchwała Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2013 roku, III CZP 57/12, OSNC 2013/6/69). Wtedy do sądu rejestrowego wystarczy dostarczyć jedynie uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego podjętą bezwzględną większością głosów (zamiast zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego).

Dziedziczenie udziałów

Co do zasady udziały po zmarłym wspólniku dziedziczą jego spadkobiercy – wchodzą do spółki z mocy prawa. Jeżeli chcemy wyłączyć prawo wstąpienia do spółki spadkobiercy wspólnika, musimy takie ograniczenie przewidzieć w umowie spółki. Należy pamiętać o tym, że aby taki zapis był skuteczny, koniecznie jest ustalenie zasad spłaty takiego spadkobiercy w umowie spółki (art. 183 k.s.h.). Bez ustalenia tych zasad wyłączenie będzie nieważne. Spadkobiercę zazwyczaj spłaca się, wypłacając mu księgową wartość udziałów, a następnie udziały te umarza się. Wyjście wspólnika ze spółki Chcąc zabezpieczyć się przed niekontrolowanymi zmianami w składzie wspólników spółki, w umowie spółki można również zawrzeć zapis, że zbycie udziału lub jego ułamkowej części wymagać będzie zgody zarządu spółki z o.o. lub zgromadzenia wspólników (art. 182 k.s.h.). Uzależnienie możliwości zbycia udziałów od zgody organu spółki z o.o. daje w pewnym stopniu kontrolę nad tym, kto będzie wspólnikiem spółki. Z drugiej strony, jeżeli chcemy mieć możliwość wyeliminowania wspólnika ze spółki, musimy także w umowie spółki przewidzieć możliwość umorzenia udziałów. W przypadku umorzenia przymusowego umowa spółki musi także określać jego przesłanki i tryb (art. 199 k.s.h.).

Zabezpieczenie się przed wrogim przejęciem kontroli nad spółką

Jeżeli zarząd chce zabezpieczyć się przed wrogim przejęciem kontroli nad spółką, powinien już w umowie spółki przewidzieć pewne mechanizmy. W tym celu w umowie spółki można zastrzec, że tylko większościowi wspólnicy będą mieli prawo do powoływania członków zarządu. Przewaga w podejmowaniu decyzji może wynikać także z koalicji na zgromadzeniu wspólników. Ponadto umowa spółki może ustanowić radę nadzorczą i rozszerzyć jej uprawnienia, stanowiąc, że zarząd jest zobowiązany do uzyskania jej zgody przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności.

Decydujący głos Prezesa

W umowie spółki z o.o. można również określić zasadę, zgodnie z którą głos decydujący należeć będzie do prezesa zarządu. W przypadku równowagi głosów przy podejmowaniu uchwał przez zarząd, możliwe będzie uniknięcie pata decyzyjnego.

Zgromadzenia wspólników w dowolnym miejscu

Zgodnie z art. 234 k.s.h. zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki wskazuje inne miejsce. Jeżeli zależy nam na tym, by zgromadzenia wspólników mogły odbywać się również w innych miejscach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, warto takie zastrzeżenie zawrzeć w umowie spółki. Późniejsze wskazanie innego miejsca również jest możliwe, ale pod warunkiem wyrażenia zgody na piśmie przez wszystkich wspólników. Nie warto wskazywać w umowie spółki konkretnego adresu, pod którym będą odbywać się zgromadzenia wspólników. W razie, gdyby spółka utraciła możliwość zwoływania zgromadzenia wspólników w tym właśnie lokalu, niezbędna będzie zmiana umowy spółki. Należy pamiętać, że odbycie zgromadzenia wspólników w innym miejscu niż wskazane w umowie spółki daje podstawę do wniesienia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwał, które na takim zgromadzeniu zostały podjęte.

Wydłużenie roku obrotowego

Aby przyjąć rok podatkowy inny niż rok kalendarzowy, należy wprowadzić odpowiedni zapis w umowie spółki i zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 30 dni, licząc od dnia zakończenia ostatniego roku. Rokiem podatkowym stanie się wówczas okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych wybranych przez spółkę. W przypadku zawiązania spółki w II połowie roku kalendarzowego istnieje możliwość wydłużenia pierwszego roku podatkowego do końca kolejnego roku kalendarzowego (np.: od 1 sierpnia 2014 r. do końca 2015 r.), pod warunkiem, że stosowny zapis znajdzie się w umowie spółki. Ustalenie czasu trwania roku obrotowego ma istotne znaczenie nie tylko podatkowe, ale także korporacyjne, np.: mandat członka zarządu wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy (art. 202 k.s.h.).