Jak odliczać od dochodu koszty paliwa? AKTUALIZACJA 2019

środa, 3 Kwiecień 2019 w kategorii Podatki

O wydatkach poniesionych na eksploatację samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej, które przedsiębiorca może odliczyć od dochodu, wspomnieliśmy w artykule Jak płacić niższy podatek dochodowy? Takimi wydatkami są m.in. koszty paliwa. Wielkość wydatków, które przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od dochodu zależna jest jednak od rodzaju używanego pojazdu, a także od postawy prawnej, na podstawie której przedsiębiorca wykorzystuje pojazd w swojej działalności. W jaki sposób zatem prawidłowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją pojazdu?

ZASADY OBOWIĄZUJĄCE OD 1 STYCZNIA 2019 ROKU

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe zasady pomniejszania przychodu o koszty paliwa oraz inne wydatki związane z eksploatacją samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Są one mniej korzystne od tych, które obowiązywały przedsiębiorców do końca 2018 roku. Nowe zasady dotyczą zarówno samochodów firmowych, jak i prywatnych.

Zmiany spowodowane są wejściem w życie ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Wysokość limitu zależna jest od podstawy prawnej korzystania z samochodu, co nie stanowi nowości w stosunku do poprzedniego roku.

Limit wydatków eksploatacyjnych w przypadku samochodu firmowego

W przypadku gdy samochód osobowy (wykorzystywany przez przedsiębiorcę zarówno w prowadzeniu działalności gospodarczej, jak i prywatnie) zostanie przez niego wprowadzony do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa (samochód firmowy), przedsiębiorca będzie mógł do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatki związane z eksploatacją tego samochodu jedynie w wysokości 75%.

Uwaga!

Dotyczy czynnych podatników VAT. Do wydatków związanych z eksploatacją samochodu czynni podatnicy VAT zaliczają również 50% nieodliczonego podatku VAT (pozostałe 50% podatku VAT mają możliwość odliczyć od podatku VAT należnego).

Przykład 1

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, wykorzystuje do celów mieszanych pojazd firmowy, zaliczony do środków trwałych przedsiębiorstwa. Koszty eksploatacyjne samochodu, jakie poniósł w marcu 2019 r. wyniosły 2460 zł brutto.

Koszty uzyskania przychodu, jakie przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od przychodu stanowią kwotę równą 75 % * (2000 zł (kwota netto z faktury zakupowej) + 230 zł (50% nieodliczonego podatku VAT) = 1672, 50 zł.

Przypomnijmy jedynie, że do końca 2018 r. przedsiębiorca mógł odliczyć od przychodu całość kosztów eksploatacyjnych poniesionych w związku z wykorzystywaniem samochodu firmowego tj. wprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezależnie od tego, że był wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i do celów prywatnych.

Obecnie 100% kosztów eksploatacyjnych przedsiębiorca może odliczyć jedynie w przypadku wykorzystywania samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Niestety dla podatników VAT będzie to wiązało się z koniecznością prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – jednej dla podatku VAT i podatku dochodowego (ustawodawca w ustawie o podatku od osób fizycznych wskazał, że jeżeli podatnik nie prowadzi przebiegu pojazdu dla celów VAT, uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany również w celach prywatnych) oraz dokonania zgłoszenia danego pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego.

Limit wydatków eksploatacyjnych w przypadku samochodu prywatnego

Po nowelizacji przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, który wykorzystuje samochód prywatny w celach służbowych odliczy zaledwie 20% poniesionych kosztów paliwa i innych kosztów utrzymania prywatnego samochodu używanego w firmie (20% kwoty netto wynikającej z faktury zakupowej i w przypadku podatników VAT 50% nieodliczonego podatku VAT). Nie będzie musiał jednak, co do zasady, prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu czyli tzw. kilometrówki. Wysokość odliczonych kosztów nie będzie zależeć od liczby przejechanych kilometrów.

Przypomnijmy, że do końca 2018 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali w działalności gospodarczej samochody prywatne mieli obowiązek prowadzenia kilometrówki. Na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez właściwą stawkę normatywną ustalany był limit, w jakim przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją samochodu.

Przykład 2

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, wykorzystuje do celów służbowych pojazd prywatny. Koszty eksploatacyjne samochodu, jakie poniósł w marcu 2019 r. wyniosły 2460 zł brutto.

Koszty uzyskania przychodu, jakie przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od przychodu stanowią kwotę równą 20 % * (2000 zł (kwota netto z faktury zakupowej) + 230 zł (50% nieodliczonego podatku VAT) = 446 zł.

Przykład 3

Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT zwolnionym, wykorzystuje do celów służbowych pojazd prywatny. Koszty eksploatacyjne samochodu, jakie poniósł w marcu 2019 r. wyniosły 2460 zł brutto.

Koszty uzyskania przychodu, jakie przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od przychodu stanowią kwotę równą 20 % * 2460 zł (kwota brutto z faktury zakupowej) = 492 zł.

Limit wydatków eksploatacyjnych w przypadku samochodu niebędącego własnością przedsiębiorcy 

W przypadku aut wykorzystywanych do celów mieszanych na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy czy innych umów o podobnym charakterze do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć do 75% wydatków.

Przykład 4

Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT zwolnionym, wykorzystuje do celów mieszanych samochód osobowy, który użytkuje na podstawie umowy leasingu. Koszty eksploatacyjne samochodu, jakie poniósł w marcu 2019 r. wyniosły 2460 zł brutto.

Koszty uzyskania przychodu, jakie przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od przychodu stanowią kwotę równą 75 % * 2460 zł = 1845 zł.

Do końca 2018 roku koszty wydatków eksploatacyjnych, które można było odliczyć od przychodu, poniesione na wykorzystanie samochodu do celów służbowych używanego na podstawie umowy leasingu nie były limitowane. Z kolei koszty poniesione na eksploatację samochodu osobowego wykorzystywanego na podstawie umowy najmu, dzierżawy itp. ograniczone były kilometrówką.

Ważne!

Numeru rejestracyjnego samochodu nie trzeba umieszczać na fakturach dotyczących zakupu paliwa, jak i wszelkich usług związanych z pojazdem.

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2019 roku a zatem dotyczą kosztów wynikających z faktur wystawionych od 1 stycznia 2019 roku. Jak wynika z powyższego nowelizacja wprowadza znaczne ograniczenia w możliwości odliczania od przychodu wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych, a co za tym idzie przyczyni się do zwiększenia wysokości zobowiązań przedsiębiorców wobec urzędów skarbowych.

Nowe przepisy nie wpływają na dotychczasowy sposób rozliczania samochodów ciężarowych i samochodów uznawanych za nieosobowe.

W razie wątpliwości zapoznaj się z ofertą i skorzystaj z obsługi księgowej w McCarthy & Taggart Group

ZASADY OBOWIĄZUJĄCE DO 2018 ROKU

Samochody nieosobowe – brak ograniczeń

Jeżeli przedsiębiorca w swojej działalności gospodarczej wykorzystuje samochód ciężarowy lub samochód uznany za nieosobowy, to bez znaczenia jest podstawa, na jakiej przedsiębiorca ten pojazd używa (ma go na własność, wynajął, używa na podstawie umowy leasingu). Koszty paliwa i koszty związane z eksploatacją tych samochodów (dokonane w powiązaniu z działalnością gospodarczą) będą w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Ważne!

O zaliczeniu do samochodów ciężarowych świadczy masa całkowita auta, która musi przekroczyć 3,5 tony. Natomiast samochód może być uznany za nieosobowy, jeżeli pomimo tego, że jego masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, to spełnia wymagania określone w ustawie o CIT pozwalające na niezaliczenie do samochodów osobowych i zostało potwierdzone to dodatkowym badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów. Takim samochodem jest np. samochód mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą.

Samochody osobowe stanowiące własność firmy – brak ograniczeń

Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej samochód osobowy, koszty, jakie będzie mógł odliczyć od dochodu zależne są przede wszystkim od tego, na jakiej podstawie przedsiębiorca ów samochód używa. Jeżeli pojazd jest własnością firmy, zatem wpisany jest do ewidencji środków trwałych (lub wyposażenia, w przypadku gdy ma wartość poniżej 3500 zł), to przedsiębiorca ma możliwość odliczenia od dochodu takie koszty paliwa, jakie faktycznie poniósł, bez żadnych ograniczeń, oczywiście pod warunkiem, że poniósł je w związku z wykonywaną działalnością. Co ciekawe, takie same zasady stosuje się do samochodów osobowych wykorzystywanych w firmie na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Samochody prywatne lub niebędące własnością przedsiębiorcy – ewidencja przebiegu pojazdu

W pozostałych przypadkach koszty paliwa podlegają limitowaniu. Co rozumiemy przez pozostałe przypadki? Limitowane koszty paliwa dotyczą przedsiębiorców, którzy wykorzystują w działalności gospodarczej samochody prywatne, samochody prywatne pracowników firmy (jeżeli samochody te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe, o czym poniżej), samochody używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.

W opisanych wyżej przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki i na jej podstawie ustalać limit kosztów, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać jednak należy, że limit ten obejmuje także inne koszty związane z eksploatacją pojazdu: koszty wynajmu, napraw, ubezpieczenia.

W jaki sposób przedsiębiorca wylicza ten limit? Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć może koszty poniesione na eksploatację pojazdu w części nieprzekraczającej kwoty, którą otrzyma w wyniku pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, ustalonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (ze zmianami) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Pamiętajmy jednak, że w ten sposób wyznaczamy jedynie limit kosztów, kwotę maksymalną.

Przykład

Dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 stawka za 1 kilometr nie może być wyższa niż 0,8358 zł. Zatem przedsiębiorca, który przejechał w miesiącu np. 100 km, nie odliczy od dochodu więcej niż 83,58 zł. Jednak w przypadku jeśli wydałby na paliwo na 100 km mniej, np. 40 zł a nie poniósłby innych kosztów, np. kosztów napraw, od dochodu będzie mógł odliczyć jedynie 40 zł.

Brak kilometrówki uniemożliwi przedsiębiorcy odliczenie jakiejkolwiek kwoty wydatków. Jednak kilometrówka to nie wszystko. Poniesione koszty przedsiębiorca powinien odpowiednio udokumentować.

Wyżej wspomnieliśmy o tym, że obowiązek kilometrówki istnieje w przypadku wykorzystywania samochodów prywatnych pracowników, jeżeli są one używane w jazdach lokalnych, a rozliczenie nie następuje na podstawie ryczałtu. Zatem nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli samochód prywatny jest używany przez pracownika w jazdach lokalnych, a rozliczenie następuje na podstawie ryczałtu. Czym jest jazda lokalna? Mówiąc najprościej, jest podróżą pracownika w miejscowości, która jest siedzibą pracodawcy lub jego stałym miejscem pracy. Jeżeli natomiast pracownik odbywa swoim prywatnym samochodem podróż służbową (poza siedzibą pracodawcy czy stałym miejscem pracy), zostaje ona rozliczona poprzez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów i stawkę za 1 km.

Jak wynika z powyższego, sposób rozliczenia kosztów eksploatacji samochodu zależny jest w głównej mierze od jego rodzaju oraz od tego, czyją ten samochód jest własnością. Prawidłowe odliczanie od dochodu kosztów paliwa może nastręczać pewnych problemów. Warto zatem powierzyć prowadzenie księgowości profesjonalnej firmie, która nie tylko podpowie w jaki sposób korzystnie odliczyć od dochodu koszty paliwa, ale też pomoże przy innych zawiłościach naszej księgowości.

 

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (3 votes, average: 4,33 out of 5)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.