Paragon, faktura czy rachunek?

Jak odróżnić fakturę od rachunku, a rachunek od paragonu? Każdy z tych dowodów sprzedaży pełni inne funkcje, dlatego też dokumenty te mają inne nazwy i zastosowanie. Kiedy przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia faktury, a kiedy wystarczy paragon?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Jednak w inny sposób sprzedaż dokumentuje czynny podatnik VAT, a w inny – przedsiębiorca, który nie posiada tego statusu. Jeszcze inaczej dokumentowanie sprzedaży odbywa się w stosunkach z konsumentami.

W stosunkach między przedsiębiorcami.

Rachunek a faktura

Zarówno rachunek, jak i faktura jest pisemnym potwierdzeniem dokonania sprzedaży lub wykonania usługi wystawianym kontrahentowi przez przedsiębiorcę-sprzedawcę (usługodawcę). W ten sposób wykonawca określonej usługi oświadcza swojemu kontrahentowi, że ją wykonał. Pomyślimy, czym w takim razie rachunek różni się od faktury? Oba dokumenty wyglądają podobnie, z tym że na rachunku nie podajemy kwoty podatku VAT. Różnica pomiędzy tymi dokumentami tkwi przede wszystkim w okolicznościach ich wystawiania.

Przedsiębiorcy byli przyzwyczajeni, że fakturę wystawia podatnik VAT czynny, natomiast rachunek – podatnik zwolniony. Wskutek nowelizacji ustawy o VAT w 2014 r. zasady te uległy zmianie. Regulacje te nie są jednak do końca jasne.

Rachunek

Rachunek może zostać wystawiony jedynie przez przedsiębiorcę nieposiadającego statusu czynnego podatnika VAT. Czynny podatnik VAT nie ma prawa wystawiania rachunków.

Przedsiębiorca, który nie posiada statusu czynnego podatnika VAT, może (lecz nie musi, o czym poniżej) dokumentować swoją sprzedaż za pomocą rachunków, chyba że jego kontrahent (nabywca towaru lub usługi) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie powinno zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub w którym świadczono usługę albo otrzymano część lub całą płatność (jeszcze przed dokonaniem dostawy lub świadczeniem usługi). Jeżeli takie żądanie zostało zgłoszone już po wystawieniu rachunku – podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury do wcześniej wypisanego rachunku.

Wniosek:

Rachunek może być wystawiany wyłącznie przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT pod warunkiem, że kontrahent tego przedsiębiorcy nie zażąda wystawienia faktury. W takiej sytuacji przedsiębiorca zwolniony z VAT ma obowiązek wystawić fakturę.

Faktura

Faktury, dokumentujące dokonaną sprzedaż, mają obowiązek wystawiać czynni podatnicy VAT.

Co więcej, faktury mogą wystawiać także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – nawet przy braku żądania kontrahenta. Od początku roku 2014 podatnik zwolniony uzyskał bowiem prawo do wystawiania faktur (a niekiedy obowiązek).

Gdy przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia fakturę, w polu dotyczącym stawki VAT wpisuje „zw”. Skrót ten świadczy o tym, że przedsiębiorca prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT (nie podlegającą opodatkowaniu). W przypadku zwolnienia przedmiotowego z VAT przedsiębiorca ma obowiązek podania na fakturze podstawy zwolnienia (podajemy konkretny przepis ustawy o VAT, z którego wynika zwolnienie).

Wniosek:

Faktura jest wystawiana w przypadku:

– dokumentowania sprzedaży przez czynnego podatnika VAT (obowiązek),

– dokumentowania sprzedaży przez podatnika VAT zwolnionego na skutek żądania kontrahenta (obowiązek),

– dokumentowania sprzedaży przez podatnika VAT zwolnionego w każdym przypadku (dobrowolne).

Ważne!

Po nowelizacji ustawy o VAT pojawiły się wątpliwości, czy przedsiębiorca zwolniony z VAT ma nadal prawo wystawiania rachunków. Ustawa o VAT stanowi jedynie o konieczności wystawiania faktur na żądanie nabywcy. Kwestię rachunków reguluje z kolei ordynacja podatkowa. Jednak wraz z obowiązkiem wystawiania faktur przez nievatowców (na żądanie nabywcy), ograniczono liczbę elementów, które muszą znajdować się na fakturach z oznaczeniem „zw”. Co do zasady, rachunek, do tej pory wystawiany przez przedsiębiorców, będzie tożsamy z „nową” fakturą „zw”. A wśród organów podatkowych panuje przekonanie, iż nie ma znaczenia, czy dokument będzie miał nazwę „rachunek” , czy „faktura”. Jeżeli będzie zawierał niezbędne dane będzie traktowany jak faktura.

W stosunkach z konsumentami.

Paragon

Paragon również dokumentuje wykonanie określonej usługi lub dokonanie sprzedaży. Wystawiany jest przez przedsiębiorców, którzy posiadają kasy fiskalne w stosunkach z konsumentami. O tym, którzy przedsiębiorcy mają obowiązek posiadania kas fiskalnych, napiszemy w jednym z kolejnych artykułów. Paragon wystawiany jest przy każdej transakcji, w której kontrahentem jest konsument.

Warto dodać, że także konsument ma prawo zażądać wystawienia faktury od przedsiębiorcy (obok paragonu). W takiej sytuacji wystawienie faktury odbywa się na takich samych zasadach jak wystawienie faktury przez nievatowca na żądanie nabywcy.

Podsumowanie

Biorąc pod uwagę fakt, że przedsiębiorca (korzystający ze zwolnienia), który wystawił rachunek, będzie zobowiązany wystawić do niego fakturę na żądanie nabywcy, wydaje się, że rachunki tracą niejako na ważności. Przedsiębiorca zwolniony, który zdecyduje się wystawiać faktury „zw”, nie narazi się na podwójne wystawianie dokumentów sprzedaży. Co więcej, nazwa dokumentu nie jest istotna. Jeżeli dokument będzie zawierał wymagane dane, będzie traktowany jak faktura.

Od 2014 roku faktura jest dokumentem, który może być wystawiany zarówno przez czynnych podatników VAT, jak i przez podatników zwolnionych. Co więcej, faktura może być wystawiana nie tylko w stosunkach między przedsiębiorcami, ale także na żądanie konsumenta.

Z kolei paragon stanowi dowód dokonania sprzedaży w relacjach z konsumentami.

Jeżeli jednak nadal masz możliwości, zawsze możesz skorzystać z profesjonalnej obsługi księgowej w McCarthy & Taggart Group.