Uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej – problemy praktyczne

środa, 30 Wrzesień 2020 w kategorii Spółka z o. o.

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z dnia 19 lipca 2019 r. wprowadziła od dnia 3 września 2019 r. możliwość uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Z kolei tzw. tarcza antykryzysowa z dnia 31 marca 2020 r. dopuściła możliwość odbywania zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez fizycznej obecności wspólników bez względu na to, czy umowa spółki przewiduje taką możliwość. Próba wdrożenia powyższego w życie może nastręczać jednak pewnych problemów praktycznych.

Czy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej można odbywać zgromadzenie wspólników bez jego formalnego zwołania?

Zgodnie z art. 2341§ 1 Kodeksu spółek handlowych, o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołującyto zgromadzenie. Biorąc pod uwagę literalne brzmienie tego przepisu wydaje się, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest możliwy tylko wtedy, gdy zgromadzenie to zostanie zwołane poprzez wysłanie do wspólników listów poleconych, przesyłek nadanych pocztą kurierską albo poprzez pocztę elektroniczną – jeżeli wyrazili na to zgodę. Z drugiej jednak strony, zgromadzenie bez formalnego zwołania może odbyć się wyłącznie wtedy, gdy są na nim obecni wszyscy wspólnicy. Z uwagi na to, wydaje się, nie powinno odbierać się wspólników możliwości udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w wypadku, gdy potrzeba odbycia zgromadzenia pojawi się nagle i wszyscy wyrażą na to zgodę.

Jak zorganizować dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników?

Zgodnie z art. 2341§ 2 Kodeksu spółek handlowych,udział w zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności: 1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników oraz 2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Jak jednak w praktyce zorganizować bezpieczną dwustronną komunikację wspólników, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników oraz wykonywać osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku zgromadzenia? Należy skorzystać z takiego programu, który daje możliwość nie tylko śledzenia obrad na żywo, ale także wypowiadania się w ich toku, a co najistotniejsze głosowania. Przy czym należy pamiętać o konieczności weryfikacji tożsamości osoby oddającej głos oraz o zapewnieniu zabezpieczeń przed wyciekiem danych. Biorąc pod uwagę wszystko powyższe, może się okazać, że liczne darmowe programy, choć pozwalające na dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, będą niewystarczające dla zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji.

Czy w ramach „elektronicznego” zgromadzenia wspólników możemy głosować w sprawach, w których wymagane jest tajne głosowanie?

Tajność głosowania wymagana jest przy podejmowaniu uchwał w sprawach osobowych oraz gdy którykolwiek ze wspólników tego zażąda. Zorganizowanie zgromadzenia wspólników, w którym możliwe jest uczestnictwo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z wypełnienia tego obowiązku. Darmowe komunikatory internetowe nie zapewniają tajności głosowania, dlatego w wypadku głosowania tajnego, konieczne jest skorzystanie ze specjalnie stworzonych do obsługi „e-zgromadzeń” płatnych aplikacji.

Czy przyjęcie regulaminu jest konieczne?

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw umożliwiła odbywanie zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez względu na to, czy przepisy umowy spółki przewidują taką możliwość, ale wprowadziła również konieczność określenia szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w formie regulaminu. Wobec tego w celu umożliwienia wspólnikom uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej konieczne jest w pierwszej kolejności przyjęcie stosownego regulaminu przez podmiot uprawniony do tego zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych. Przy tworzeniu regulaminu warto się zastanowić, w jaki sposób będzie weryfikowana tożsamość wspólnika, w jaki sposób udostępniane będą wspólnikom dokumenty na zgromadzeniu oraz prezentowane projekty uchwał, w jaki sposób wspólnik będzie mógł oddać swój głos.Regulamin powinien także zawierać postanowienia w zakresie warunków technicznych sprzętu i oprogramowania, jakie powinni spełniać uczestnicy zgromadzenia, aby móc uczestniczyć w zgromadzeniu zdalnie.

Czy konieczne jest zorganizowanie fizycznego miejsca zgromadzenia wspólników?

Umożliwienie wspólnikom uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia zarządu z obowiązku zorganizowania realnego miejsca zgromadzenia. Fizycznie w zgromadzeniu wspólników powinna uczestniczyć co najmniej osoba otwierająca zgromadzenie, przewodniczący oraz protokolant.

Należy zdecydowanie pozytywnie ocenić wprowadzenie możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i to bez konieczności zmiany umów spółek w tym zakresie. Zanim jednak spółka przystąpi do takiego zgromadzenia, powinna rozważyć wiele kwestii dotyczących jego przebiegu, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa i tajności przesyłanych informacji.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

1spolka-z-o-o

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.