Udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. na odległość bez zmiany umowy spółki

środa, 22 Kwiecień 2020 w kategorii Podatki

Od 31 marca 2020 r. uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej możliwe jest bez względu na to, czy umowa spółki z o.o. zawiera postanowienia w tym przedmiocie.

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z dnia 19 lipca 2019 r. wprowadziła od dnia 3 września 2019 r. możliwość uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, tj. bez konieczności fizycznej obecności wspólnika w miejscu obrad zgromadzenia wspólników. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule o tym, czy dopuszczalne jest uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. na odległość. Warunkiem przeprowadzenia zgromadzenia, w którym wspólnicy braliby udziału przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej było zawarcie w umowie spółki odpowiedniego postanowienia – konieczne było wyraźne postanowienie w umowie spółki, że zgromadzenia wspólników mogą odbywać się w takiej formie.

Udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. „na odległość” bez dodatkowych postanowień w umowie spółki

Z kolei ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („ustawa o COVID-19”) zrezygnowała z tego warunku, tj. wprowadziła możliwość odbywania zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej niezależnie od tego, czy przepisy umowy spółki przewidują taką możliwość.

Obecnie zatem odbycie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej możliwe jest nawet wtedy, gdy umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie. Zgromadzenia nie mogą odbyć się we wskazany wyżej sposób wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki wprost stanowi, iż nie jest dopuszczalny taki sposób przeprowadzenia w spółce zgromadzenia.

Na czym polega udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej?

Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

1)  dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników – chodzi o to, by wspólnik mógł śledzić obrady, ale także wypowiadać się podczas obrad, aktywnie w nich uczestniczyć, i

2)  wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników – chodzi o umożliwienie wspólnikowi wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Co istotne, o udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa powyżej, postanawia zwołujący to zgromadzenie (najczęściej będzie to zarząd). W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o:

1) sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu,

2) wypowiadania się w jego trakcie,

3) wykonywania na nim prawa głosu oraz

4) wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Konieczność uchwalenia regulaminu określającego zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Przed wejściem w życie ustawy o COVID-19 dodatkowe wymogi i ewentualne ograniczenia możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ale tylko takie, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej, mogły zostać wprowadzone do umowy spółki, ale było to fakultatywne.

Obecnie obowiązkowo, zgodnie z § 3 art. 234[1] Kodeksu spółek handlowych, rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określają w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym ewentualne wymogi i ograniczenia niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Powyższe oznacza, że konieczne jest uprzednie przyjęcie regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

W odniesieniu do zgromadzeń wspólników zwołanych przed dniem wejścia w życie ustawy o COVID, tj. przed dniem 31 marca 2020 r., zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania zgromadzenia wspólników i nie później niż na 4 dni przed dniem odbycia zgromadzenia wspólników.

Możliwość uczestniczenia w posiedzeniach zarządu i rady nadzorczej „na odległość”

Ustawa o COVID-19 wprowadziła także możliwość uczestniczenia przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w posiedzeniach zarządu i rady nadzorczej (jeżeli została ustanowiona).

Zarząd (rada nadzorcza) może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Oznacza to, że posiedzenia nie mogą odbyć się we wskazany wyżej sposób wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki wprost stanowi, iż nie jest dopuszczalny taki sposób odbycia posiedzenia i podjęcia uchwał.

Ustawa o COVID-19 wprowadziła także możliwość dla członków zarządu (rady nadzorczej) oddania swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (rady nadzorczej), chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Od dnia 31 marca 2020 r. wspólnicy spółki z o.o. mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez względu na to, czy taką możliwość dopuszcza umowa spółki. Nie zwalnia to jednak spółki z o.o. z obowiązku zorganizowania faktycznego (rzeczywistego) miejsca obrad, w którym znajduje się co najmniej przewodniczący i protokolant. Możliwe jest także uczestniczenia „na odległość” w posiedzeniach zarządu i rady nadzorczej spółki z o.o.

SłabyPrzeciętnyDobryBardzo dobryDoskonały! (Oceń pierwszy!)

Sprawdź jak możemy Ci pomóc w rozwijaniu firmy

1podatki

Przemysław Boruch

Dyrektor Zarządzający

Wypełnij - odpowiemy błyskawicznie

Oświadczam że zapoznałem się z polityką prywatności i wyrażam zgodę na przetwarzaniem moich danych osobowych na warunkach i w celach w niej określonych.więcej

Dane będą wykorzystane wyłącznie do kontaktu w sprawie usług.