W jaki sposób spółka z o.o. złoży sprawozdanie finansowe do KRS?

Zbliża się czas składania sprawozdań finansowych. Jako że od 15 marca 2018 r. nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła obowiązek składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, przedsiębiorcy nie złożą już sprawozdań w formie papierowej. Jak przebiega proces składania sprawozdań finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Pomimo tego, że nowe przepisy obowiązują już od kilku miesięcy, to dla większości spółek z o.o. dopiero teraz nastał czas, w którym będą musiały zmierzyć się z nowym obowiązkiem tj. składaniem sprawozdań finansowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w formie elektronicznej. Wprowadzenie nowych przepisów sygnalizowaliśmy tutaj. 

Kiedy spółka z o.o. powinna złożyć sprawozdanie finansowe?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, które powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, złożyć w rejestrze sądowym następujące dokumenty finansowe: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania sprawozdania przez biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie Zarządu z działalności spółki. Ponieważ dla większości spółek koniec roku obrotowego to 31 grudnia, to 30 czerwca był ostatnim dniem na odbycie zgromadzeń zatwierdzających sprawozdanie. W takiej sytuacji do 15 lipca spółka powinna dopełnić obowiązku złożenia sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule pod linkiem.

Kto składa sprawozdania finansowe?

Sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych zgłasza osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu wpisana do KRS i posiadająca numer PESEL. Z powyższego płyną dwa wnioski:

– w opisany wyżej sposób sprawozdania finansowego nie złożą podmioty, których osoby upoważnione do reprezentacji nie posiadają numeru PESEL. Te podmioty powinny skorzystać z płatnej możliwości składania sprawozdań finansowych przez system S24,

– do Repozytorium Dokumentów Finansowych sprawozdań nie złożą również pełnomocnicy. Pełnomocnik czy pracownik biura rachunkowego nie może wypełnić bezpłatnie obowiązku złożenia dokumentów finansowych za kierownika jednostki (członek zarządu).

Co ciekawe!

Spółka, w zakresie zgłaszania sprawozdań finansowych do RDF, może nie być reprezentowana zgodnie z zasadami reprezentacji ustalonymi w umowie spółki! Przepisy stanowią bowiem, że podpisania zgłoszenia sprawozdania dokonuje co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentowania spółki – nawet w przypadku spółek, w których reprezentacja jest dwuosobowa.

Jak przebiega procedura?

Zgłoszenie sprawozdania finansowego należy rozpocząć od założenia konta w systemie s24 poprzez stronę https://ekrs.ms.gov.pl/. Do tego potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Za pomocą tego samego konta logować się będziemy potem do Repozytorium Dokumentów Finansowych. W celu zalogowania do Repozytorium klikamy kafel „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” na ww. stronie.

Po zalogowaniu się do systemu w zakładce „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” możemy zarejestrować nasze zgłoszenie. Spółkę identyfikujemy po numerze KRS.

System wskazuje nam, jakie dokumenty finansowe powinniśmy złożyć.

Co Ważne!

System wymusza na nas załączanie każdego dokumentu osobno. Bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, zestawienie zmian w kapitale własnym czy rachunek przepływów pieniężnych – każdy z powyższych elementów załączany powinien być oddzielnie. Także uchwały powzięte na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników – uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i uchwala o podziale zysku lub pokryciu straty – muszą być załączane jako odrębne dokumenty. Warto wziąć to pod uwagę przy sporządzaniu skanów dokumentów.

Przy każdym załączonym dokumencie finansowym osoba zgłaszająca ma obowiązek potwierdzić, że dokument został podpisany (lub nie) przez kierownika jednostki. Wystarczający jest podpis „na papierze”.

Zgłoszenie może być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Za pomocą systemu można nie tylko złożyć sprawozdanie finansowe, ale także oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i składania sprawozdań finansowych (analogicznie jak w ramach składania papierowych wniosków).

Co Ważne!

Nowe zasady składania sprawozdań finansowych dotyczą nie tylko sprawozdań za 2017 rok! Oznacza to, że sprawozdania finansowe za lata wcześniejsze, które nie zostały do tej pory złożone w KRS, również powinny zostać złożone w formie elektronicznej.

Pamiętajmy, że do 30 września 2018 r. przedsiębiorca ma możliwość składania do Repozytorium skanów papierowych sprawozdań. Jednak po 30 września przedsiębiorca będzie miał obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie elektronicznie w systemie teleinformatycznym i podpisywania ich podpisem kwalifikowanym lub ePUAP.