Zmiana zasad podpisywania dokumentów finansowych od 2022 r.

1 stycznia 2022 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości, która zmieniła zasady podpisywania sprawozdań finansowych spółek prawa handlowego.

Jak było?

Do 2021 r. roczne sprawozdanie finansowe musiało zostać podpisane przez:

– kierownika jednostki – jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy, wszyscy jego członkowie, np.wszyscy członkowie zarządu,

– osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki

elektronicznie, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Elektronicznie podpisywane były także sprawozdania zarządu z działalności jednostki (spółki kapitałowej) przez wszystkich członków zarządu.

Spółkom, w których występowały wieloosobowe zarządy nastręczało to wielu problemów. Obcokrajowcy wchodzący w skład zarządów spółek zmuszeni byli do uzyskiwania kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Jak jest?

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe spółki także powinno zostać podpisane elektronicznie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. Jeżeli jednak jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie może zostać podpisane przez:

– wszystkich członków tego organu, np. wszystkich członków zarządu (tj. tak jak dotychczas) albo

– co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu, np. jednego członka zarządu, o ile pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu (zarządu) złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie (lub odmówią złożenia takich oświadczeń).

Uwaga!

Zarówno oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny zostać dołączone do sprawozdania finansowego. Wydaje się, że chodzi o dołączenie stosownego pliku do zgłoszenia w RDF.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawiesporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje:

– kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

– podpisem zaufanym albo

– podpisem osobistym albo

– sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.

W przypadku, gdy oświadczenie zostanie sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, to jedna z osób podpisujących sprawozdanie finansowe,zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Obecnie jednak jeszcze nie wiadomo, co ustawodawca miał na myśli przez sporządzenie elektronicznych kopii – czy wystarczające będą skany dokumentów, czy skany dokumentów opatrzone podpisem elektronicznym osoby podpisującej sprawozdanie finansowe.

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe spółki handlowej składane do RDF może zostać podpisane jedynie przez jednego członka zarządu, pod warunkiem że pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.