Co zrobić, gdy zależy nam na ujawnieniu w KRS zmian w spółce?

O konieczności zgłaszania Sądowi Rejestrowemu zmian danych spółki ujawnionych w KRS pisaliśmy m.in. w tym artykule. Zmiany powinny zostać zgłoszone przez zarząd spółki w terminie 7 dni od dnia ich dokonania (art. 22 ustawy o KRS).
Niestety zdarzają się sytuacje, w których zarząd z tych czy innych przyczyn nie dopełni powyższego obowiązku.

Czy tylko zarząd jest uprawniony do zgłoszenia zmian?

Co do zasady – tak. Jednak ustawodawca w art. 24 ustawy o KRS ustanowił instytucję tzw. postępowania przymuszającego.
Zgodnie z powyższym artykułem, sąd rejestrowy, w przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis obowiązkowych danych nie został złożony, powinien wezwać zobowiązane osoby do zgłoszenia zmian pod rygorem nałożenia grzywny, a w przypadku bezskuteczności wezwania – nałożyć grzywnę. Warunkiem koniecznym jest powzięcie przez Sąd decyzji o niedopełnieniu przez spółkę obowiązku.

Dlaczego zgłoszenie pewnych zmian może być istotne dla osób niezwiązanych już ze spółką?

Najczęściej skorzystaniem z tej możliwości zainteresowani będą przedsiębiorcy, którzy skutecznie złożyli rezygnację z funkcji pełnionej w spółce i nie chcą dłużej funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jej członkowie. Może to być istotne wtedy, kiedy spółka ma kłopoty finansowe. Bowiem zgodnie z art. 299 ksh w razie bezskutecznej egzekucji należności z majątku spółki, to członkowie zarządu odpowiadają za jej zobowiązania. Domniemywa się prawdziwość wpisu w KRS, zatem wierzyciel, nie mając wiedzy o uchwale odwołującej danego członka zarządu, może wysuwać nieuzasadnione roszczenia. Domniemanie to można oczywiście obalić, przedstawiając właściwą uchwałę.

W jaki sposób Sąd może dowiedzieć się o niedopełnieniu obowiązku?

Ponieważ były członek zarządu nie ma już legitymacji do reprezentowania spółki (powołanie/odwołanie z funkcji jest skuteczne od momentu podjęcia uchwały), nie może samodzielnie złożyć wniosku o wykreślenie jego danych z rejestru. Może jednak złożyć do sądu pismo, w którym wskaże, że spółka nie złożyła wniosku o jego wykreślenie, przedstawiając dodatkowo sądowi uchwałę odwołującą go z danej funkcji. W ten sposób wskaże sądowi dowód na niezgodność wpisu ze stanem rzeczywistym. W takiej sytuacji sąd z urzędu wszczyna postępowanie przymuszające na podstawie art. 24 ustawy o KRS, pod warunkiem, że minął termin, w którym zarząd powinien zgłosić zmiany. Niekiedy sąd przed wszczęciem postępowania przymuszającego wysyła do spółki pismo o konieczności aktualizacji danych pod rygorem wszczęcia postępowania.

Zgodnie z tym, co zostało napisane wyżej, Sąd Rejestrowy po powzięciu wiadomości o niezgłoszeniu obowiązkowych zmian, wydaje postanowienie skierowane do zarządu spółki, wzywając osoby odpowiedzialne do zgłoszenia zmian (sąd wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin). Jeżeli zarząd spółki nie zareaguje na wezwanie sądu, sąd może nałożyć grzywnę. Początkowo grzywna nie może przekroczyć kwoty 10 000 zł. Grzywna, która jest nieskuteczna, może być jednak ponawiana, tak samo jak wezwanie do aktualizacji danych. Jeżeli zarząd nie dopełni obowiązku pomimo nałożenia grzywny, sąd rejestrowy może wykreślić dane niezgodne ze stanem rzeczywistym. Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o KRS sąd może z urzędu dokonać wykreślenia niezgodnych ze stanem rzeczywistym danych, jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem obrotu, pod warunkiem, że dokumenty stanowiące podstawę wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne. W związku z tym, że jest to kwestia każdorazowo oceniana przez sąd, warto dodatkowo umieścić we wniosku prośbę o wykreślenie danych z urzędu oraz zaznaczyć, że wykreślenie tych danych jest dla nas istotne i leży w naszym interesie.

Dodajmy również, że zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy o KRS, sąd może zrezygnować z wszczynania postępowania przymuszającego, jeśli uzna, że nie doprowadzi ono do złożenia wniosku o wpis zmiany danych lub obowiązkowych dokumentów. Choć nie wynika to wprost z przytoczonego przepisu, wydaje się, że sąd w takiej sytuacji powinien podjąć inne działania zmierzające do zapewnienia pełnej jawności rejestru. Warto przytoczyć w tym miejscu art. 25a ust. 1 punkt 5) ustawy o KRS, zgodnie z którym Sąd Rejestrowy wszczyna postępowanie o rozwiązanie podmiotu, gdy mimo dwukrotnego wezwania sądu zarząd nie dopełni obowiązku aktualizacji danych.

Podsumowując, należy stwierdzić, że bezczynność zarządu nie zamyka drogi do ujawnienia pewnych danych w KRS. Ustawodawca przewiduje bowiem środki prawne dające sądowi możliwość aktualizacji danych. Jednak po pierwsze wymaga to od osoby zainteresowanej podjęcia pewnych czynności, a po drugie uzbrojenia się w dużą dozę cierpliwości. Sąd bowiem przed wykreśleniem nieprawdziwych danych, co do zasady ma obowiązek przeprowadzenia żmudnego i długotrwałego postępowania przymuszającego, które może nie przynieść oczekiwanych efektów. Dlatego też, tak ważne jest zgłaszanie do KRS wszelkich dokonanych w spółce zmian.