Nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych

Przedsiębiorcy wpisani do KRS zobowiązani są do składania sprawozdań finansowych przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Od lutego 2026 r. przedsiębiorcy korzystają z nowej wersji RDF, zintegrowanej z Portalem Rejestrów Sądowych (PRS). 

RDF to całkowicie przebudowany system teleinformatyczny służący do  składania, przechowywania i udostępniania sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Zastąpił on dotychczasową platformę, obsługując nowe rodzaje plików (w tym raporty ESG), ale eliminując możliwość dodawania samych skanów uchwał.

Jak wygląda proces składania dokumentów w RDF?

Proces składania dokumentów w Rejestrze Dokumentów Finansowych (RDF) składa się z czterech kroków:

1. Rejestracja nowego zgłoszenia – wprowadzenie informacji dotyczących podmiotu składającego dokumenty.
2. Dołączanie dokumentów – dodanie wymaganych plików, takich jak sprawozdanie finansowe i inne dokumenty towarzyszące.
3. Oświadczenia / Dokumenty powiązane – złożenie wymaganych oświadczeń lub dołączenie dodatkowych dokumentów powiązanych.
4. Podpisanie zgłoszenia – złożenie podpisu elektronicznego przez osoby uprawnione oraz przesłanie zgłoszenia do systemu.

Po zakończeniu wszystkich kroków zgłoszenie jest automatycznie przekazywane do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Kto jest uprawniony do podpisania zgłoszenia?

Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL), podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym lub podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Zgłoszenie mogą podpisać:

a) osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2, które nie zostały zawieszone w czynnościach;
b) osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego);
c) osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci);
d) likwidator, syndyk oraz doradca restrukturyzacyjny wskazani w dziale VI rejestru.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym lub podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem, a od 12 stycznia 2019 roku również adwokat, radca prawny oraz prawnik zagraniczny.

Brak możliwości dodania skanów uchwał

Dokumenty, które należy załączyć do zgłoszenia, muszą być sporządzone w postaci elektronicznej. Do tej pory jednak uchwały dodawane były w formie skanów. Obecnie uchwały nadal mogą być sporządzone na piśmie, a do KRS można dołączyć ich skany, jednak skany te, przed załączeniem pliku do RDF, muszą być opatrzone e-podpisem zgodnie z zasadami obowiązującymi przy podpisywaniu samego zgłoszenia.

Gdy uchwała została sporządzona przez notariusza, należy w zgłoszeniu wskazać jedynie numer CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych).

RDF to system, za pomocą którego przedsiębiorcy z KRS, składają dokumenty finansowe, a spółki jawne i partnerskie bez pełnej księgowości zgłaszają informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. System jest nowy, ale zasady składania dokumentów finansowych do KRS pozostały bez zmian.