Jak zarejestrować spółkę z o.o. w KRS od 1 lipca 2021 r.?

Od 1 lipca 2021 roku wniosek o rejestrację spółki z o.o. w rejestrze przedsiębiorców KRS można złożyć wyłącznie przez Internet. Co trzeba zrobić, aby sąd rejestrowy dokonał wpisu?

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można utworzyć w sposób tradycyjny lub przez Internet. O utworzeniu spółki z o.o. przez Internet pisaliśmy w artykule o tym, jak założyć spółkę z o.o. przez Internet w 2021 roku.

Z kolei przez sposób tradycyjny rozumiemy podpisanie u notariusza aktu notarialnego obejmującego umowę spółki (akt założycielski w przypadku jednego wspólnika). W ww. akcie notarialnym zazwyczaj następuje także wybór organów spółki (ale poza umową spółki). Następnym krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Z uwagi na to, że ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o KRS z dniem 1 lipca 2021 r. wprowadziła elektronizację postępowań rejestrowych, wniosek o rejestrację spółki z o.o. w rejestrze przedsiębiorców KRS składa się obecnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego znajdującego się pod adresem http://prs.ms.gov.pl.

1. Założenie konta użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych

O tym jak założyć konto użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych, pisaliśmy w artykule o tym, jak złożyć wniosek o zmianę danych w KRS po 1 lipca 2021 r. 

2. Wskazanie formy prawnej

Po założeniu konta można przejść do uzupełniania wniosku. W sekcji „e-formularze KRS” należy wybrać zakładkę „Wnioski o rejestrację”, a następnie kliknąć przycisk „Przejdź do wniosku”. W kolejnym kroku należy wybrać kafel „Spółki”, a następnie formę prawną podmiotu – spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

3. Uzupełnienie wniosku

Następnym krokiem jest przejście przez elektroniczny formularz KRS, który podzielony jest na siedem sekcji: 1) Nazwa wniosku, 2) Wnioskodawca Pełnomocnik, 3) Oświadczenie spółki, 4) Treść wniosku – podstawowa, 5) Treść wniosku – uzupełnienie, 6) Załączniki. Sekcje te znajdują się w panelu „Nawigacja po dokumencie”.

Sekcja „Nazwa wniosku” uzupełniana jest automatycznie. W sekcji „Wnioskodawca Pełnomocnik” wskazuje się, kto jest wnioskodawcą oraz czy w sprawie występuje profesjonalny pełnomocnik. W sekcji „Oświadczenie spółki” należy oświadczyć, czy podmiot jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości od cudzoziemców.

4. Sekcja „Treść wniosku – podstawowa”

Sekcja „Treść wniosku – podstawowa” jest obszerniejsza od wcześniejszych sekcji. Dzieli się ona na 7 zakładek, których uzupełnienie jest obowiązkowe. Są to: 1) Dane podmiotu, 2) Sąd, 3) Informacja o umowie, 4) Pozostałe informacje, 5) Informacja o kapitale, 6) Organ reprezentacji, 7) Przedmiot działalności.

W zakładce:

„Dane podmiotu” – możemy wskazać nazwę i siedzibę spółki oraz opcjonalnie adres strony internetowej oraz adres e-mail,

„Sąd” – uzupełniamy nazwę sądu i wydziału, do którego kierujemy pismo,

„Informacje o umowie” – określamy datę sporządzenia aktu notarialnego obejmującego umowę spółki, numer repertorium oraz oznaczenie notariusza i kancelarii notarialnej,

„Pozostałe informacje” – wskazujemy m.in. informację o czasie, na jaki utworzona jest spółka, informację, ile udziałów może mieć wspólnik, informację o dniu kończącym pierwszy rok obrotowy,

„Informacja o kapitale” – podajemy wysokość kapitału zakładowego i opcjonalnie wartość udziałów objętych za aport,

„Organ reprezentacji” – określamy sposób reprezentowania spółki przez zarząd oraz dane osób wchodzących w skład organu reprezentacji,

„Przedmiot działalności” – wskazujemy przedmiot przeważającej i pozostałej działalności.

5. Sekcja „Treść wniosku – uzupełnienie”

Sekcja „Treść wniosku – uzupełnienie” dzieli się na 5 zakładek: 1) Wspólnicy, 2) Organ nadzoru, 3) Prokurenci, 4) Oddziały, 5) Sposób powstania podmiotu. Uzupełniamy tylko te zakładki, które dotyczą rejestrowanego przez nas podmiotu. Na pewno będzie to zakładka dotycząca wspólników spółki (tych, którzy mają co najmniej 10% udziałów).

6. Załączniki

W sekcji „Załączniki” system automatycznie „podpowiada” nam, jakie dokumenty powinniśmy dodać. Są to m.in.: lista wspólników, lista członków zarządu, lista osób uprawnionych do powołania zarządu, Dokumenty dodajemy poprzez kliknięcie kafla „Dodaj” przy odpowiednim rodzaju dokumentu. W razie potrzeby możemy także dodać dowolny niewymieniony w systemie dokument poprzez kliknięcie kafla „Dodaj dowolny dokument”. Akt notarialny obejmujący umowę spółki „dodajemy” poprzez podanie we wniosku jedynie numeru tego dokumentu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Oznacza to, że nie potrzebujemy pobierać od notariusza dodatkowego egzemplarza aktu notarialnego obejmującego umowę spółki dla celów KRS. Pozostałe załączniki do wniosku sporządzone w postaci elektronicznej należy przed załączeniem do systemu opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Jeżeli załączniki zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołączyć należy 1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo 2) odpisy elektronicznie poświadczone przez występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo 3) elektroniczne kopie dokumentów, tj. skan.

Więcej na ten temat pisaliśmy we wspomnianym powyżej artykule o tym, jak złożyć wniosek do KRS od 1 lipca 2021 r.

7. Podpisanie, opłacenie i złożenie wniosku

Po uzupełnieniu wniosku w panelu „Nawigacja po dokumencie” pojawi się możliwość podpisania i opłacenia wniosku. Kliknięcie zakładki „Podpisanie wniosku”, a następnie przycisku „Podpisz” przekieruje nas na stronę umożliwiającą podpisanie wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym. Następnym krokiem powinno być opłacenie wniosku. Kliknięcie zakładki „Opłacenie wniosku”, a następnie przycisku „Opłać” przekieruje nas na stronę umożliwiającą opłacenie wniosku. Po opłaceniu wniosek będzie gotowy do złożenia. W celu złożenia wniosku należy kliknąć przycisk „Złóż wniosek” w panelu „Działania”.

Od 1 lipca 2021 r. złożenie wniosku o rejestrację spółki z o.o. odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego znajdującego się pod adresem prs.ms.gov.pl. Wniosek poprzez Portal Rejestrów Sądowych składa się w przypadku zawarcia umowy spółki z o.o. u notariusza. W przypadku utworzenia spółki z o.o. przez Internet, tj. przy użyciu wzorca umowy, umowa spółki jest zawierana, a wniosek do KRS jest składany za pośrednictwem portalu S24.