Jak założyć spółkę z o.o. przez Internet w 2021 roku?

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć przez Internet, za pomocą serwisu udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, już od 2012 roku. Jak to zrobić w 2021 roku?

1. Założenie konta w portalu S24

Aby skorzystać z funkcjonalności portalu S24 należy zarejestrować konto użytkownika. Rejestracja konta polega na wprowadzeniu danych identyfikujących użytkownika oraz ustalających jego profil, tj. adresu e-mail i hasła, a następnie na autoryzowaniu poprzez podpisanie go podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dokumenty w systemie będą podpisywać zarówno wspólnicy, jak i członkowie zarządu, ale nie jest wymagane, by konto posiadały wszystkie ww. osoby. Wystarczy, że złożą w odpowiednim momencie podpisy z konta osoby, która podjęła proces rejestracji spółki, a co za tym idzie założyła konto w systemie (ale muszą posiadać podpis). W przypadku, kiedy wspólnikiem ma być osoba prawna, podpis powinna posiadać osoba reprezentująca tę osobę prawną. Konto zakłada się tutaj.

2. Rozpoczęcie procesu

W celu założenia w portalu s24 spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, po zalogowaniu się do systemu, należy w zakładce „Moje przedsiębiorstwa”, kliknąć kafel „Dodaj przedsiębiorstwo”. Na podstronie należy wybrać, z listy rozwijalnej, pożądaną formę prawną, tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a następnie „nadać” spółce nazwę i wybrać siedzibę. Na koniec kliknąć „Zapisz”.

3. Zawarcie umowy spółki z o.o.

Kliknięcie kafla „Zapisz” spowoduje przeniesienie do podstrony z projektami dokumentów. W celu zawarcia umowy spółki z o.o. należy kliknąć w zakładce „Dokumenty” kafel „Nowy dokument” i z listy wybrać dokument o nazwie „Umowa spółki z o.o.”. Zawarcie umowy spółki z o.o. polega na uzupełnieniu wzorca umowy spółki z o.o. udostępnionego nam w systemie.

Wzorzec umowy spółki z o.o. składa się z piętnastu paragrafów zawierających postanowienia dotyczące m.in. przedmiotu działalności, wspólników, wysokości kapitału zakładowego, czasu trwania spółki, sposobu reprezentacji.

Po uzupełnieniu ww. wzorca umowy należy przystąpić do podpisania umowy poprzez kliknięcie kafla „Podpisy”. Umowę podpisują wszyscy wspólnicy. System umożliwia podpisanie umowy przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego (weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Uwaga!

Wspólnicy nie muszą znajdować się przy jednym komputerze. Możliwe jest podjęcie procesu rejestracji spółki przez jednego ze wspólników, uzupełnienie przez niego wzorca umowy spółki, a następnie udostępnieniu sprawy drugiemu wspólnikowi (który także posiada konto w systemie s24 i uzyska dostęp do sprawy oraz możliwość podpisania umowy po zalogowaniu się do swojego konta).

4. Dodatkowe dokumenty

Poza umową spółki z o.o. w systemie obowiązkowo należy podpisać także listę wspólników i fakultatywnie – oświadczenie o wniesieniu wkładów – będą to załączniki do wniosku o rejestrację spółki w KRS (kolejny krok). W celu przygotowania i podpisania ww. dokumentów należy ponowne kliknąć kafel „Nowy dokument” i wybrać odpowiedni wzorzec.

Uwaga!

Jeżeli oświadczenie o wniesieniu wkładów nie zostanie podpisane w systemie, należy je w terminie 7 dni złożyć (lub wysłać) w formie papierowej we właściwym sądzie rejestrowym.

5. Dodatkowe dokumenty zewnętrzne

Załącznikiem do wniosku o rejestrację spółki z o.o. w KRS powinno być równie dodatkowe dokumenty zewnętrzne, których wzorców system teleinformatyczny nie udostępnia.

Oznacza to, że dokumenty te należy sporządzić samodzielnie i umieścić je w systemie. Do dokumentów tych należy:

– oświadczenie czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców,

– oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki (konieczność załączania zgody nie dotyczy osoby, która wniosek o wpis podmiotu do rejestru podpisuje lub udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia) wraz z oświadczeniem o jej adresie do doręczeń,

– lista zawierająca dane oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do powołania zarządu spółki z o.o. (wspólników).

Dokumenty te najlepiej sporządzić w formacie .pdf, a następnie umieścić w systemie. W tym celu w zakładce „Dokumenty”, kliknąć należy kafel „Nowy dokument” i przejść do sekcji „Dołącz dokument zewnętrzny” na dole strony. Po kliknięciu „Wczytaj” pojawia się lista dokumentów zewnętrznych, które możemy dodać. Wybieramy odpowiednie dokumenty na naszym dysku twardym i wczytujemy je do systemu. Po wczytaniu dokumentu pojawi się możliwość jego podpisania m.in. za pomocą profilu zaufanego ePUAP.

6. Złożenie wniosku do KRS

Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków wreszcie można przejść do złożenia wniosku o rejestrację spółki z o.o. w KRS. W tym celu należy w zakładce „Wnioski” kliknąć kafel „Nowy wniosek”. Pozwoli nam to na wypełnienie zamieszczonego w systemie teleinformatycznym formularza. Większość danych zostanie automatycznie „pobranych” z uzupełnionej wcześniej umowy spółki. Do uzupełnienia pozostaje m.in. adres spółki.

Do wniosku należy także załączyć wszystkie, wgrane wcześniej do systemu i podpisane, dokumenty. Umowa spółki z o.o. i lista wspólników (i ewentualnie oświadczenie o wniesieniu wkładów) załączą się automatycznie. Dodatkowe dokumenty zewnętrzne należy załączyć samodzielnie. System jednak automatycznie wskaże je na liście w sekcji „Załącz dokumenty zewnętrzne do wniosku”, po kliknięciu kafla „Dodaj” na dole strony.

Uzupełniony wniosek należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP, a następnie opłacić (opłata wynosi 350 zł) i przesłać do sądu.

Uwaga!

Należy pamiętać również o konieczności uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego spółki (odliczeniu podlegają koszty rejestracji spółki w KRS).

W terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki w KRS we właściwym ze względu na siedzibę spółki urzędzie skarbowym należy złożyć wniosek NIP-8 w zakresie danych uzupełniających.

Ponadto w terminie 7 dni roboczych od dnia rejestracji spółki w KRS należy do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych zgłosić beneficjentów rzeczywistych spółki.

Założenie spółki z o.o. w portalu S24 jest szybszą i tańszą metodą niż rejestracja spółki z o.o. drogą tradycyjną. Czynności jakie należy podjąć są następujące: założenie konta w portalu S24, zawarcie umowy spółki z o.o., podpisanie załączników, złożenie wniosku do KRS. Minusem takiego rozwiązania jest jednak mocno ograniczona treść umowy spółki.