Skutki błędów podczas rejestracji spółki

Dla założenia spółki z o.o. konieczne jest dokonanie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W formie tradycyjnej wniosek rejestrowy składa się na urzędowym formularzu KRS-W3. Do niego dołącza się obowiązkowo formularze załączników, które dotyczą wspólników, przedmiotu działalności spółki czy jej organów lub osób uprawnionych do jej reprezentowania. Spółkę obecnie można założyć również przez Internet, za pomocą procedury S24. Procedura ta wymaga posługiwania się znajdującymi się w systemie teleinformatycznym wzorami.

Stwierdzenie braków

Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi we wniosku o rejestrację spółki brak, który da się usunąć, wyznaczy spółce (w organizacji) termin do jego usunięcia pod rygorem odmowy wpisu do rejestru (art. 165 ksh).

Przykładem usuwalnego braku może być niezłożenie wzorów podpisów członków zarządu. Wzory podpisów członków zarządu złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie są wymaganymi przez art. 167 § 3 ksh załącznikami. W razie ich niezłożenia sąd rejestrowy wzywa spółkę do uzupełnienia brakujących dokumentów. Jeżeli nie zostaną złożone w określonym terminie, sąd wniosek oddali.

Sąd rejestrowy nie może jednak odmówić wpisania spółki do rejestru z powodu drobnych uchybień, które nie naruszają interesu spółki oraz interesu publicznego, a nie mogą być usunięte bez poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów (art. 164 § 3 ksh).

Zleć rejestrację spółki McCarthy & Taggart Group całkowicie ZA DARMO!

Brak nieusuwalny

Jeżeli sąd rejestrowy uzna brak za nieusuwalny, wniosek jest zwracany bez wzywania do uzupełnienia braków (art. 19 ust. 3 ustawy o KRS).

Jednak z przepisu art. 19 ust. 4 ustawy o KRS wynika, że w razie zwrócenia wniosku przy pierwszym wpisie, może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek ponownie złożony nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwszego jego wniesienia. Z tego przywileju nie skorzystamy w razie wydania ponownego zarządzenia o zwrocie wniosku z powodu tych samych braków.

Za taki brak uznaje się fakt, że wniosek nie został złożony na urzędowym formularzu, nie był należycie opłacony lub został nieprawidłowo wypełniony.

Wniosek może również zawierać braki, których nie można usunąć w wyniku czynności faktycznych. Wniosek zawierający braki całkowicie nieusuwalne zostaje przez sąd oddalony bez możliwości ponownego złożenia z zachowaniem skutków pierwszego wniesienia.

Taka sytuacja ma miejsce, gdy zgłoszenie spółki następuje po upływie 6 miesięcy od jej zawiązania, czy w razie pokrycia kapitału zakładowego przedmiotem majątkowym pozbawionym zdolności aportowej. Ponadto wniosek zostanie w całości zwrócony, jeśli nie dołączono do niego zgłoszenia identyfikacyjnego NIP, wniosku o wpis do REGON lub zgłoszenia płatnika składek ZUS.

Błąd podczas rejestracji spółki przez Internet

Popełnienie błędów podczas rejestracji spółki przez Internet, wywołuje takie same skutki, jak w formie tradycyjnej. Z tym, że jeśli popełnimy błąd podczas rejestracji spółki w systemie teleinformatycznym, błędy możemy poprawić tylko drogą tradycyjną. Musimy wtedy wnieść do sądu wniosek prawidłowo wypełniony (na podstawie art. 19 ust. 4 ustawy o KRS). Jeżeli powodem naszych błędów jest błąd systemu (okazuje się, że to częsta sytuacja), warto napisać pismo przewodnie do sądu, w którym wskażemy, że w wyniku błędu w systemie S24 doszło do niepoprawnego wypełnienia formularzy. Prosimy wtedy sąd o niedokonywanie fizycznego zwrotu wniosku.

Błąd lub brak skutkujący odrzuceniem wniosku lub wezwaniem do uzupełnienia może powstać nie tylko na formularzu i odpowiednich załącznikach, ale także np.: w umowie spółki z o.o. Do najczęściej pojawiających się błędów zaliczamy: wadliwe oznaczenie wspólników, błędne oznaczenie wysokości kapitału zakładowego, wpisanie niepoprawnej siedziby spółki.

Błąd niewłaściwości

Wniosek o rejestrację spółki z o.o. należy złożyć w wydziale KRS właściwym ze względu na jej siedzibę. Bez względu na to, czy złożymy wniosek do sądu niewłaściwego w procedurze tradycyjnej, czy też w procedurze S24, sąd wydaje postanowienie o stwierdzeniu swojej niewłaściwości i przekazaniu sprawy do sądu właściwego. Skutkiem takiej sytuacji nie jest zatem odrzucenie wniosku, a wydłużenie całej procedury. W procedurze S24, z jednego, dwóch dni czas oczekiwania może wydłużyć się nawet do dwóch tygodni. W procedurze tradycyjnej do kilku miesięcy.

Możemy jednak próbować cofnąć wniosek przed skierowaniem sprawy na posiedzenie i złożyć wniosek o zarejestrowanie spółki w sądzie właściwym.

Odmowa dokonania wpisu

Jeżeli braki nie zostaną usunięte w wyznaczonym przez sąd terminie lub brak zostanie uznany za nieusuwalny, sąd wydaje postanowienie o odmowie dokonania wpisu, na które przysługuje apelacja. Jeśli sąd nie uwzględni naszej apelacji, pozostaje nam likwidacja spółki, ponieważ od podpisania umowy spółki mamy do czynienia ze spółką w organizacji.

Czy można liczyć na zwrot kosztów? (dotyczy zarówno trybu tradycyjnego, jak i procedury S24)

Jeżeli sąd oddali wniosek o wpis postanowieniem i to postanowienie się uprawomocni, można liczyć tylko na zwrot opłaty za obwieszczenie w MSiG, czyli kwoty 100 zł. Opłata sądowa wynosząca 500 zł nie podlega zwrotowi, ponieważ jest niezależna od rozstrzygnięcia, opłacie podlega sam wniosek (art. 52 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Jeżeli jednak zareagujemy niemal błyskawicznie i zaraz po wysłaniu wniosku zauważymy, że popełniliśmy błąd, możemy próbować odzyskać całą kwotę. Jeżeli sprawa nie będzie jeszcze skierowana na posiedzenie celem rejestracji, możemy szybko cofnąć wniosek. Musimy to zrobić w sposób tradycyjny. Procedura S24 nie przewiduje takiego rozwiązania.