Zmiany w rejestracji spółki z o.o. od 1 grudnia 2014 r.

Ustawa z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1161), która weszła w życie 1 grudnia 2014 r. ma na celu przyspieszenie procesu rejestracji spółki, m.in.: poprzez usprawnienie „zasady jednego okienka” i szybsze uzyskanie numeru NIP oraz REGON przez podmioty podlegające wpisowi do KRS. Zmiana zakłada lepszą komunikację między sądem a urzędami. Czas pokaże, jak będzie w praktyce.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o KRS, nie trzeba już składać w sądzie dokumentów potrzebnych Urzędowi Skarbowemu, Urzędowi Statystycznemu czy ZUS. Ustawa zakłada, że aby zarejestrować spółkę, do Sądu Rejestrowego trzeba złożyć jedynie wniosek o rejestrację podmiotu wraz z odpowiednimi załącznikami i potrzebnymi dokumentami. NIP i REGON zostaną nadane automatycznie, a działalność gospodarczą będzie można podjąć niezwłocznie po dokonaniu wpisu do KRS. Jak jednak będzie to wyglądać w praktyce?  Jest za wcześnie, by to ocenić, aczkolwiek w jednym z urzędów skarbowych uzyskaliśmy informację, że formularz NIP-2 nadal jest w sądzie rejestrowym wymagany.

Idąc dalej, ustawa zakłada, że dane objęte treścią wpisu do KRS, jako dane podstawowe podmiotu, zostaną automatycznie przekazane przez Sąd Rejestrowy drogą elektroniczną do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji  Podatników (CRP KEP) oraz rejestru REGON. Natomiast do rejestru ZUS trafią z bazy CRP KEP.

Nowość stanowi również obowiązek przedsiębiorcy złożenia w Urzędzie Skarbowym formularza NIP-8. Formularz NIP-8 obejmuje tzw. „dane uzupełniające”, czyli dane nieujawnione w KRS lub dane, które nie były mu znane w momencie składania wniosku do sądu. Formularz służy zatem do zgłaszania albo aktualizacji w Urzędzie Skarbowym tych danych, które nie są objęte wpisem w KRS, np.: wykazu rachunków bankowych, adresu do korespondencji czy adresu miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Nowo zarejestrowany przedsiębiorca jest zatem zobowiązany złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym formularz obejmujący przedmiotowe dane w terminie 21 dni od daty rejestracji w KRS, a w przypadku zmiany danych w terminie 7 dni od dnia okoliczności uzasadniających zmianę.

Zmianie ulegają również formularze składane do Sądu Rejestrowego. Od 1 grudnia 2014 r. musimy posługiwać się nowym formularzem KRS-W3, czyli głównym formularzem, który składamy podczas rejestracji nowego podmiotu. Zmieniony jest także formularz KRS-WM i KRS-ZM dotyczące wskazania przedmiotu działalności spółki w związku z istotną zmianą wprowadzoną przez ustawę, o której poniżej.

Zmiana ta wydaje się być zmianą nastręczającą najwięcej problemów. Od dnia wejścia w życie nowelizacji ustawy o KRS, w Sądzie Rejestrowym ujawnieniu podlega jedynie dziesięć numerów PKD. Na przedsiębiorcę nałożony jest zatem obowiązek wskazania na odpowiednim formularzu jedynie dziesięciu numerów, a jednego z nich oznaczenia jako działalności przeważającej i określenia go na poziomie podklasy. Warto zaznaczyć, że nie wpływa to w żaden sposób na umowę spółki. W umowie liczba PKD nie musi być ograniczona do dziesięciu, nie wpływa to zatem na zakres faktycznie prowadzonej działalności. Dotyczy to zarówno spółek powstających po 1 grudnia 2014 r., jak i spółek, które powstały przed wejściem w życie ustawy. Spółki, które w KRS są już zarejestrowane, będą miały 5 lat od momentu wejścia w życie ustawy na wybranie 10 numerów PKD. Złożenie formularza KRS-ZM musi jednak nastąpić przy okazji pierwszego zgłaszania jakichkolwiek zmian w KRS. Umowa spółki pozostaje bez zmian.

Ustawodawca wprowadzając powyższe zmiany, miał na celu usprawnienie systemu rejestracji. Jednak, jak to zazwyczaj bywa, nowości wprowadzają pewne zamieszanie i niepewność. W związku z tym najlepiej jest zwrócić się o pomoc w rejestracji spółki/zmian w spółce do profesjonalnej firmy, która przeprowadzi nas przez żmudny proces rejestracji.